Документы, хранящиеся в государственных архивах Саратовской области, являются важнейшей частью историко-культурного наследия области и крупным информационным массивом в составе Архивного фонда Российской Федерации. Историческая память, объективное восприятие прошлого, которое невозможно вне архивного информационного поля, сегодня, как никогда, необходимы обществу для решения сложнейших экономических, политических, социальных задач.
Сохранение комплекса архивных документов и формирование полноценной документальной базы новейшего времени -необходимые условия обеспечения права общества на осознание исторического процесса, права граждан на получение социально значимой информации, гарантированное конституцией Российской Федерации.
крупнейшим среди саратовских архивов является ОГУ "Государственный архив Саратовской области" (далее - ОГУ ГАСО), расположенный по адресу: г.Саратов, ул.Кутякова, 15.
Этот архив хранит свыше 1 млн. дел, запечатлевших жизнь Саратовского Поволжья во всем ее многообразии с середины 18-го до конца 20-го века. Информационный потенциал ряда дореволюционных фондов значительно превышает современную территорию Саратовской области, так как в Саратове, как крупнейшем волжском городе, функционировали учреждения, охватывающие своей деятельностью целый ряд соседних губерний. В составе фондов ОГУ ГАСО имеются уникальные документы регионального значения и особо ценные документы, являющиеся главными или единственными информационными источниками в познании прошлого нашего края. Кроме научно-исторической значимости, документы ОГУ ГАСО имеют огромную материальную ценность, т.к. содержат социально значимую информацию о реабилитации, награждениях, трудовом стаже граждан и так далее.
В настоящее время ОГУ ГАСО располагается в единственном из трех, предполагаемых по проекту, корпусов здания, построенном в 1980 году. Строительство 2-й и 3-й очередей началось тогда же, но растянулось на несколько десятилетий. Уже в 80-е годы архивохранилища ГАСО оказались заполненными более чем на 100 процентов, т.е. объемы размещенных в них документов значительно превышают нормативные. Это означает, что в таких условиях невозможно обеспечить определенные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 (далее - Правила), режимы, позволяющие хранить документы вечно. В создавшейся ситуации в архиве нет возможности для правильного размещения документов, требующих обособленного хранения, в том числе уникальных и особо ценных, а также пораженных биологическими вредителями, документов на нитрооснове и магнитных дисках. Не выполняются требования по изолированному хранению учетных документов.
Свыше 20 лет в архиве не проводится работа по страховому копированию документов путем их микрофильмирования. Необходимость ее также предусмотрена Правилами в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Значение работы по созданию страхового фонда трудно переоценить: 300 тысяч дел по истории советского периода, погибшие в результате пожара в архиве в 1974 году и не имевшие страховых копий, теперь никаким образом восстановить невозможно. Страховое копирование позволяет также создавать одновременно фонд пользования документной информацией. Тем самым подлинники уникальных и особо ценных документов, пользующиеся повышенным спросом в читальном зале, изымаются из активной выдачи, остаются неприкосновенными и получают возможность дольше сохраниться.
Имевшееся в архиве микрофильмирующее оборудование физически и морально устарело к 1990 году. Приобретение нового, отвечающего современным требованиям оборудования из-за высокой стоимости возможно только в рамках программного финансирования.
В условиях полной загруженности хранилищ с середины 80-х годов фактические прекратилось полноценное комплектование архива.
к настоящему времени в организациях, являющихся источниками комплектования архива, накопилось на хранении сверх установленного законодательством срока около 400 тысяч дел. Большая часть из них, являющаяся государственной собственностью, ныне находится в организациях частной формы собственности, где их сохранность в полном объеме не обеспечена.
В связи со значительно возросшим в последние годы интересом общества к ретроспективной исторической информации особенно напряженной стала проблема отсутствия в ОГУ ГАСО соответствующего нормативам читального зала. Имеющиеся 6 посадочных мест не позволяют удовлетворить поток пользователей архивной информацией, в числе которых много иногородних и иностранцев. Ограниченность помещения читального зала не позволяет разместить имеющиеся информационно-поисковые средства. Между тем, обеспечение доступа к архивным документам является одним из признаков демократизации общества.
В большинстве субъектов Российской Федерации, входящих в состав Приволжского федерального округа, вопросы обеспечения архивов соответствующими нормативам помещениями успешно решены. Архивы нижегородской и Пензенской областей, Республик Марий Эл, Башкортостан, Татарстан, Чувашия, удмуртской Республики располагают достаточными для ежегодного комплектования и обеспечения необходимых условий пользователям документной информацией площадями. В кировской области в 2008 году введено в эксплуатацию специально построенное здание.
Строительство 2-й и 3-й очередей здания ОГУ ГАСО в настоящее время находится на завершающем этапе. Здания подведены под кровлю, установлены стеллажи, частично проведены внутренние отделочные и электротехнические работы.
Финансирование этого этапа строительства проводилось в рамках областной целевой программы "Архивы Саратовской области в 2007-2010 годах", по которой было освоено на эти цели 44,7 млн. рублей.
Реализация мероприятий, предусмотренных программами развития архивного дела Саратовской области на 2001-2005 и 2007-2010 годы, позволила также укрепить материально-техническую базу других государственных архивов области, провести оптимизацию физического состояния документов, улучшить условия их хранения. Оснащение архивов компьютерной техникой помогло внедрению учетных и поисковых автоматизированных баз данных.
Вместе с тем многие важнейшие проблемы обеспечения сохранности и использования документов саратовских архивов остаются нерешенными. Их решение в рамках текущей деятельности не представляется возможным, так как требует значительного финансирования, связанного в первую очередь с проведением работ по капитальному строительству.
Для реализации стоящих перед отраслью задач целесообразно применение программно-целевого метода развития отрасли, который обеспечит наиболее эффективное и рациональное расходование средств.