Временный порядок электронного документооборота в органах исполнительной власти Саратовской области при проведении эксперимента
I. Общие положения
1. Настоящий порядок регулирует электронный документооборот между вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства Саратовской области, заместителями Председателя Правительства Саратовской области, их секретариатами, органами исполнительной власти Саратовской области и самостоятельными подразделениями аппарата Губернатора Саратовской области (далее - участники обмена) посредством системы электронной почты с помощью электронных сообщений (пункт в редакции, введенной постановлением Губернатора Саратовской области от 05.04.2010 N 37, см. предыдущую редакцию).
2. Организация обмена электронными сообщениями направлена на повышение эффективности документооборота между участниками обмена, оперативности обработки данных, обеспечение достоверности информации и усиление контроля исполнительской дисциплины.
3. Управление информационных технологий и связи управления делами Правительства области является ответственным за внедрение, сопровождение и общую координацию процедур обмена электронными сообщениями (далее - администратор обмена).
II. Процедура обмена электронными сообщениями
4. Участники обмена при взаимодействии друг с другом:
а) приостанавливают работу со следующими типами документов, поступившими на бумажных носителях: обращения граждан (поступившие в электронном виде); запросы (между участниками обмена);
- промежуточные отчеты;
- справки;
- ответы на запросы;
- служебные письма по основным вопросам деятельности участников обмена;
- проекты ответов на обращения граждан за подписью вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства Саратовской области, исполняющего обязанности заместителя Председателя Правительства Саратовской области руководителя аппарата Губернатора Саратовской области, заместителей Председателя Правительства Саратовской области, заместителя Председателя Правительства Саратовской области - руководителя представительства Правительства Саратовской области при Правительстве Российской Федерации;
- проекты запросов за подписью вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства Саратовской области, исполняющего обязанности заместителя Председателя Правительства Саратовской области - руководителя аппарата Губернатора Саратовской области, заместителей Председателя Правительства Саратовской области, заместителя Председателя Правительства Саратовской области - руководителя представительства Правительства Саратовской области при Правительстве Российской Федерации;
- проекты информационных писем за подписью вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства Саратовской области, исполняющего обязанности заместителя Председателя Правительства Саратовской области - руководителя аппарата Губернатора Саратовской области, заместителей Председателя Правительства Саратовской области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя представительства Правительства Саратовской области при Правительстве Российской Федерации;
- служебные письма, содержащие различную информацию (статистические данные и пр.);
- телефонограммы;
(подпункт в редакции, введенной постановлением Губернатора Саратовской области от 05.04.2010 N 37, см. предыдущую редакцию)
б) обеспечивают организацию отправки указанных типов документов в виде электронных сообщений посредством системы электронной почты от имени участников обмена (руководителей участников обмена) (подпункт в редакции, введенной постановлением Губернатора Саратовской области от 05.04.2010 N 37, см. предыдущую редакцию);
в) при отправке электронного сообщения запрашивают подтверждение о его получении;
г) при приеме электронных сообщений проверяют правильность адресации;
д) направляют отправителю электронного сообщения уведомление о принятии сообщения либо, в случае нарушения правильности адреса или подлинности сообщения, уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа;
е) несут ответственность за подготовку, прием, отправку и сохранение вложения электронного сообщения в виде файла;
ж) хранят входящие и исходящие электронные сообщения и их вложения в течение срока, установленного для хранения соответствующих им документов на бумажных носителях.
(пункт 4 в редакции, введенной постановлением Губернатора Саратовской области от 26.02.2010 N 20, см. предыдущую редакцию)
5. Администратор обмена:
организует дублирование электронных сообщений участников обмена средствами системы электронной почты (абзац с учетом изменений, внесенных постановлением Губернатора Саратовской области от 05.04.2010 N 37, см. предыдущую редакцию);
обеспечивает возможность обмена электронными сообщениями с рабочих мест, определяемых участниками обмена;