13.1. С момента заведения и до передачи в архив исполнительного органа области дела хранятся по месту их формирования.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 25.08.2022 N 280)
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
13.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа области или его заместителя, курирующего службу делопроизводства, по актам.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 25.08.2022 N 280)
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 25.08.2022 N 280)