Действующая государственная система учета населения формировалась в условиях отсутствия единой нормативной правовой базы, а также нескоординированности и несогласованности создания автоматизированных систем учета между собой.
В связи с этим имеется ряд проблем:
неполный охват населения любой из существующих автоматизированных систем учета;
низкий уровень автоматизации органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, осуществляющих сбор и хранение персональных данных;
недоступность персональных данных, размещаемых в отдельных автоматизированных системах учета, для заинтересованных органов государственной власти на межведомственном уровне и, как следствие, дублирование бюджетных расходов по сбору уже имеющихся в других ведомствах и организациях персональных данных;
невозможность сопоставления и анализа персональных данных из различных автоматизированных систем учета для получения полной, достоверной и актуальной информации о населении;
сложность обеспечения оперативного обмена персональными данными между отдельными автоматизированными системами учета, имеющими различную структуру хранения персональных данных;
отсутствие единого механизма установления соответствия персональных данных, размещаемых в различных автоматизированных системах учета, конкретному физическому лицу в любой момент времени.
Из бюджетов разных уровней, а также внебюджетных фондов ежегодно выделяются значительные средства на социальную помощь льготным категориям граждан. Однако, оперативно проследить движение денежных средств, выделяемых на оказание социальной помощи каждому конкретному гражданину, невозможно из-за отсутствия единой автоматизированной информационной системы персонифицированного учета.
Министерство здравоохранения и социальной поддержки области в своей деятельности осуществляет обмен информацией с Правительством области, министерствами и ведомствами социальной сферы, администрациями муниципальных образований области, учреждениями, подведомственными министерству, банками и другими организациями.
В настоящее время в управлениях социальной защиты населения (УСЗН), учреждениях здравоохранения и социального обслуживания населения области создано и продолжает формироваться значительное количество баз и банков данных.
Сотрудники таких учреждений в процессе работы используют локальные базы данных, установленные на автоматизированных рабочих местах (АРМ), как правило, не объединенные в локальные информационные сети. Локальные базы данных содержат тематическую информацию о предоставляемых гражданину льготах и других социальных выплатах. Отсутствие связи между локальными базами данных нередко приводит к дублированию информации о гражданине в различных АРМ.
В министерстве здравоохранения и социальной поддержки области создана и ежемесячно обновляется информационная база данных на льготополучателеи в разрезе районов области.
Обновление базы данных происходит путем передачи информации из органов социальной защиты населения на дискетах и дисках. Структурные подразделения министерства по локальной сети имеют доступ к информационной базе данных.
Однако, существующая технология не реализует процесс передачи информации между районами области, что приводит к необходимости повторного ввода данных о гражданине при его переезде из одного района в другой, при этом не исключена возможность дублирования информации о нем в единой базе данных.
В соответствии с Концепцией преобразований в жилищно-коммунальном комплексе Саратовской области на 2004-2007 годы, утвержденной постановлением Правительства Саратовской области от 23 ноября 2004 года N 255-П, в настоящее время ведется формирование единых баз данных: получателей субсидий по оплате жилого помещения и коммунальных услуг; потребителей энергоресурсов и жилищно-коммунальных услуг, получателей льгот по оплате жилого помещения и коммунальных услуг.
Многие организации и ведомства также ведут собственные базы персональных данных населения, например:
районные отделы записи актов гражданского состояния (ЗАГС) - регистрация актов гражданского состояния;
управление Федеральной налоговой службы по Саратовской области - регистрация идентификационных номеров налогоплательщиков;
Государственное учреждение "Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Саратовской области" - страхование лиц в системе обязательного пенсионного страхования, получение пенсий;
паспортные столы жилищно-эксплуатационных управлений, паспортно-визовая служба Главного управления внутренних дел области - регистрация по месту жительства;
территориальный фонд обязательного медицинского страхования Саратовской области - учет застрахованных граждан, информации о лечении;
военные комиссариаты районов - учет призывников, военнослужащих, граждан уволенных с военной службы и членов их семей, инвалидов войн;
коммерческие банки.
У перечисленных выше органов и организаций регулярно или эпизодически возникает потребность обмена и сверки информации по предоставляемым гражданам льготам и социальным гарантиям. Так как формат межведомственного учета персональных данных не согласован, информация предоставляется в бумажном виде, что требует больших трудозатрат на ее обработку.
Из-за отсутствия единого идентификатора проблемы с достоверностью информации возникают не только при обмене информацией между организациями, но и внутри одного ведомства из-за ошибок в написании фамилий, имен и номеров документов.
Так как меры социальной поддержки предоставляются гражданам различными организациями и ведомствами, невозможно точно определить объем социальной помощи, полученной каждым гражданином или социальной группой, оценить реальный уровень их жизни с учетом льгот.
Одним из основных приоритетов развития системы социального обслуживания населения области является разработка системы учета, мониторинга и анализа потребностей граждан в социальных услугах в разрезе целевых групп и районов области.