По просьбе собственников негосударственной части Архивного фонда Калининградской области органы государственной власти и местного самоуправления через уполномоченный орган исполнительной власти области по делам архивов, облгосархив, областной Центр, архивные органы и архивные учреждения муниципальных образований, объединенные межведомственные архивы по личному составу оказывают содействие в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
Собственники негосударственных архивов и архивных документов, отнесенных на основании соглашения (договора) к составу Архивного фонда Калининградской области осуществляют обеспечение сохранности, комплектование и использование архивов в установленном архивной службой порядке.
Собственники негосударственных архивов и архивных документов, отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда области, имеют право на депозитарное хранение документов в архивных учреждениях, государственных музеях и библиотеках, право на создание их страховых копий, а также на их регистрацию и использование.
Поступившие на депозитарное хранение документы, собственники которых своевременно не пролонгировали договор на их хранение и не востребовали указанные документы в течение 30 лет с момента их передачи в архивное учреждение, государственный музей и (или) библиотеку, переходят в государственную и (или) муниципальную собственность.