Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда Калининградской области независимо от места хранения и вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат государственному учету в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Документы государственной части Архивного фонда Калининградской области учитываются в уполномоченном органе исполнительной власти области по делам архивов, учреждениях архивной службы области, государственных музеях и библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).
Органы государственной власти, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов государственной части Архивного фонда Калининградской области в учреждениях архивной службы области.
(в ред. Закона Калининградской области от 05.11.2004 N 449)
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Калининградской области представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам учреждений архивной службы области.
При смене собственника или места хранения документов негосударственной части Архивного фонда области собственники информируют госархивы о новом владельце или месте дальнейшего хранения этих документов.