1.1. Инструкция по делопроизводству в (наименование организации) разработана в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также в соответствии с законодательством РФ в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.
1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.
1.3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве организации.
1.4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.
1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на (наименование должности, структурного подразделения).
1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется (наименование должности, структурного подразделения) или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.
1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.
1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы работнику по указанию руководителя подразделения.
При смене лица, ответственного за делопроизводство в организации составляется акт приема-передачи документов и дел.
1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.
Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством РФ, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.
1.11. При утрате документов лицо, ответственное за делопроизводство в организации информирует (наименование должности, структурного подразделения), после чего организуется розыск документов.
Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
1.12. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.
1.13. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями настоящей инструкции.
1.14. (иные нормы и положения)