7.1. Ответственность за правильное ведение делопроизводства в Администрации города возлагается на организационный отдел Администрации города Пскова. В каждом структурном подразделении и органе Администрации города ответственным за организацию и ведение делопроизводства является его руководитель.
7.2. Работа со служебными документами ведется в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства и на основании Инструкции по делопроизводству Администрации города.
7.3. Работа с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования" и документами ограниченного распространения регламентируется специальными инструкциями.
7.4. Поступающая в Администрацию города корреспонденция от организаций и предприятий (кроме секретных документов, ДСП и обращений граждан) подлежит регистрации в компьютерной базе данных канцелярии организационного отдела Администрации города Пскова.
Поступающая в Администрацию города корреспонденция из судов различных инстанций (судебные извещения), передаются непосредственно в Комитет правового обеспечения и кадровой работы Администрации города Пскова. Специалист Комитета, ответственный за ведение делопроизводства, осуществляет их регистрацию в установленном порядке с последующей передачей для работы председателю Комитета.
7.5. Неправильно оформленные служебные документы, поступившие из органов и структурных подразделений Администрации города (отсутствие в них приложений, даты и номера документа, неправильной подписи или без подписи и т.п.) возвращаются корреспонденту с сопроводительным письмом.
7.6. Все зарегистрированные документы направляются на рассмотрение Главе Администрации города Пскова, заместителям Главы Администрации города Пскова (в соответствии с их компетенцией).
7.7. Порядок рассмотрения входящей корреспонденции отражается в резолюции на первом листе документа. Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения.
На документе должно быть не более четырех резолюций. Последующие резолюции руководителей необходимы в том случае, когда в них детализируется порядок исполнения документа.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным исполнителем является первый из указанных лиц. За ним остается право сбора соисполнителей и получения от них необходимой информации.
7.8. Документы, подлежащие исполнению несколькими подразделениями, копируются и передаются каждому исполнителю.
7.9. Поступившие в Администрацию города служебные документы рассматриваются исполнителями в срок, установленный должностным лицом Администрации города, в случае отсутствия установленного срока - в течение одного месяца со дня поступления в Администрацию города.
В письмах, поступивших в Администрацию города из органов государственной власти, срок исполнения может указываться в письме руководителя, направившего письмо.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов возлагается на руководителей структурных подразделений и органов Администрации города, которым был направлен документ.
Заявления, поступившие в Администрацию города по вопросу выдачи разрешения на строительство и выдачи разрешения на ввод объектов в эксплуатацию, рассматриваются в течение 10 рабочих дней, подготовки и утверждения градостроительного плана земельного участка - в течение 30 календарных дней со дня поступления в Администрацию города.
Заявления по вопросу перевода жилых помещений в нежилые помещения и нежилых помещений в жилые помещения, согласования переустройства и перепланировки жилых помещений рассматриваются в течение 45 календарных дней со дня представления документов в Администрацию города в полном объеме.
Обращения о признании граждан малоимущими и принятии их на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях, предоставляемых по договорам социального найма, рассматриваются не позднее 30 календарных дней со дня представления документов в Администрацию города в полном объеме.
Обращения о выдаче разрешения на установку рекламной конструкции на территории муниципального образования "Город Псков" рассматриваются в течение 2-х месяцев со дня представления заявителем необходимых документов в Администрацию города.
Обращения об утверждении схемы расположения земельного участка, праве постоянного (бессрочного) пользования земельным участком, находящимся в муниципальной собственности, об образовании земельных участков рассматриваются в течение 30 календарных дней со дня представления заявителем необходимых документов в Администрацию города.
Обращения о предоставлении в собственность бесплатно гражданам, садоводческим некоммерческим товариществам земельных участков рассматриваются в 2-х недельный срок со дня поступления заявления в Администрацию города.
7.10. Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то исполнителем по согласованию с руководителем, давшим поручение об исполнении, готовится справка с обоснованием необходимости продления срока и промежуточный ответ заявителю, не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения.
Письма, служебные и докладные записки, поступающие от руководителей структурных подразделений и органов Администрации города, регистрируются в приемных Главы Администрации города Пскова и его заместителей.
7.11. На документы, исполненные на бланках Администрации города и подписанные Главой Администрации города Пскова, его заместителями, исходящие реквизиты ставятся только в канцелярии. Фамилия, инициалы исполнителя документа и номер его телефона печатаются на лицевой стороне документа в нижнем левом углу.
7.12. Исходящие документы, направляемые в адрес государственных органов власти всех уровней, подписываются Главой Администрации города Пскова или лицом, исполняющим полномочия Главы Администрации города Пскова.
7.13. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
7.14. Исполненные документы своевременно возвращаются в канцелярию для дальнейшей обработки. У исполнителя могут храниться копии ответов.
7.15. Передача зарегистрированного в канцелярии организационного отдела Администрации города Пскова документа из одного подразделения в другие производится только через канцелярию организационного отдела Администрации города Пскова.
7.16. Процедура снятия с контроля исполненных документов и поручений производится Главой Администрации города Пскова, его заместителями в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Администрации города.