2.1. Основными принципами функционирования СЭД АПО являются:
2.1.1. однократный ввод и многократное использование электронного документа;
2.1.2. разграничение прав доступа пользователей СЭД АПО к электронным документам в соответствии со следующими ролями пользователей СЭД АПО:
Регистратор - пользователь СЭД АПО, обеспечивающий:
первичную обработку и регистрацию входящих и исходящих документов внешнего документооборота;
регистрацию документов внутреннего документооборота;
регистрацию правовых актов;
Руководитель - руководители Администрации области, заместители Руководителя Аппарата Администрации области, руководители подразделений Аппарата Администрации области и органов исполнительной власти области;
Помощник - пользователь СЭД АПО, в должностные обязанности которого входят вопросы документационного обеспечения Руководителя, в том числе контроль за исполнением электронных документов;
Исполнитель - пользователь СЭД АПО, в должностные обязанности которого входит подготовка проектов электронных документов или организация подготовки электронных документов для внесения их в СЭД АПО;
Внешний контролер - пользователь СЭД АПО, в должностные обязанности которого входит контроль за соблюдением сроков исполнения и порядка прохождения электронных документов в Администрации области и органах исполнительной власти области.
2.2. Один пользователь СЭД АПО может иметь несколько ролей, в зависимости от возложенных на него должностных обязанностей в соответствии с должностным регламентом.