9.1. Ответственность за организацию и обеспечение правильного ведения делопроизводства в Аппарате Администрации области возлагается на управление оргработы. В структурных подразделениях Аппарата Администрации области, органах исполнительной власти области ответственными за организацию и ведение делопроизводства является руководитель структурного подразделения Аппарата Администрации области, органа исполнительной власти области.
9.2. Работа со служебными документами (письма и другая корреспонденция) ведется в соответствии с требованиями единой государственной системы делопроизводства и на основании Инструкции по делопроизводству в Администрации Псковской области и ее структурных подразделениях.
9.3. Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.
9.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Использование служебных документов в печати допускается только с разрешения Губернатора области, заместителей Губернатора области и руководителя Аппарата.
9.5. Служебные документы, поступившие в Администрацию области, принимаются, регистрируются канцелярией и в тот же день направляются адресатам.
9.6. По каждому поступившему и отправленному служебному документу канцелярия ведет учет.
9.7. Порядок рассмотрения служебных документов отражается в резолюции, которая должна содержать ясное и четкое указание об исполнении служебного документа, исполнителях и сроках исполнения.
Как правило, на служебном документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы в том случае, когда в них детализируется порядок исполнения служебного документа.
9.8. Служебные документы, подлежащие исполнению несколькими подразделениями Аппарата Администрации области, органа исполнительной власти области, копируются в секретариатах заместителей Губернатора области, руководителя Аппарата и передаются в структурное подразделение Аппарата, орган исполнительной власти области, указанные в резолюции (далее - исполнитель).
9.9. Поступившие в Администрацию области служебные документы рассматриваются исполнителями в срок, установленный в резолюции, в случае отсутствия установленного срока - в течение месяца со дня поступления служебного документа в Администрацию области.
Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на руководителей подразделений Аппарата Администрации области, органов исполнительной власти области.
Оперативный контроль за исполнением служебных документов осуществляется канцелярией с использованием автоматизированной системы "Делопроизводство".
9.10. На служебные документы, исполненные на бланках Администрации области, исходящие реквизиты проставляются только в канцелярии.
Ответы об исполнении служебных документов, зарегистрированных и поставленных на контроль в канцелярии, регистрируются и направляются адресатам через канцелярию.
На последней странице исполненного служебного документа в левом нижнем углу должны быть указаны фамилия и номер телефона исполнителя.
В канцелярию передается подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр со всеми реквизитами для передачи в архив Администрации области.
Исполненные служебные документы возвращаются в канцелярию. У исполнителя могут храниться копии ответов.
9.11. Служебные документы, направляемые в адрес Президента РФ, Правительства РФ, Федерального Собрания РФ, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, подписываются только Губернатором области, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности; руководителям министерств и ведомств и их заместителям - Губернатором области, его заместителями или руководителем Аппарата.