1. Поступающая в Администрацию корреспонденция принимается отделом документального обеспечения Управления Делами (кроме документов секретного характера).
В первую очередь обрабатывается корреспонденция с пометками "СРОЧНО" или "ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО".
Поступившая корреспонденция после регистрации направляется на рассмотрение Главе Администрации, заместителям Главы с учетом распределения обязанностей.
2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через отдел документального обеспечения Управления Делами.
3. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а также в "выходные и праздничные дни, принимается работниками секретариата Главы Администрации, о чем делается отметка в книге дежурств.
Правительственные и служебные конверты с пометкой "СРОЧНО" в рабочее время вскрываются отделом документального обеспечения Управления Делами. В ночное время - работниками секретариата Главы Администрации, их содержание докладывается Главе Администрации области или его заместителям.
4. Документы с поручением Главы Администрации или его заместителей возвращаются в отдел документального обеспечения для направления исполнителям.
5. Письма, заявления и телеграммы граждан принимаются и регистрируются отделом документального обеспечения Управления Делами и передаются в приемную по работе с обращениями граждан.
6. Поступающие в отдел документального обеспечения Управления Делами через фельдсвязь Федеральные Законы, Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, письма и постановления Центральной избирательной Комиссии, документы Федеральных органов государственной власти передаются в государственно-правовое управление Администрации области на регистрацию.
7. Принятые и зарегистрированные вышеперечисленные документы передаются Главе Администрации (в его отсутствие - лицу, его замещающему) на резолюцию.
Государственно-правовое управление делает рассылку копий документов через отдел документального обеспечения Управления Делами.
8. Документы, подготовленные на подпись Главе Администрации, направляемые в вышестоящие органы, отделы, ведомства и управления, с визами руководителя службы, подготовившей документ, соответствующего заместителя Главы Администрации (при необходимости - государственно-правового управления), со всеми приложениями сдаются руководителю секретариата.
9. При составлении и оформлении документов необходимо выполнять основные требования:
- документ должен иметь заголовок;
- содержание документа должно быть кратким, ясным, обоснованным;
- все исходящие служебные документы Администрации оформляются на бланке установленного образца, в двух экземплярах;
- на лицевой стороне последнего листа основного исходящего документа, в левом нижнем углу, указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;
- все исходящие письма и телеграммы, подписанные Главой Администрации или его заместителем, в обязательном порядке регистрируются в отделе документального обеспечения Управления Делами.
Второй экземпляр с визами остается в отделе документального обеспечения.
10. Исходящие служебные документы передаются для отправки в отдел документального обеспечения Управления Делами Администрации полностью оформленными (с указанием адресата, его почтового индекса, исходящего номера).
При направлении документа в два и более адреса прилагается указатель рассылки.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
Протокольный отдел, государственно-правовое управление передают документы для отправки в отдел документального обеспечения два раза в день (до 11 и до 15 часов). Корреспонденция с пометкой "СРОЧНО" передается немедленно.