1. Делопроизводство Администрации области осуществляется Управлением Делами Администрации в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Администрации Читинской области.
2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, определение номенклатуры дел в целом возлагается на Управление Делами. Учет, сохранность и своевременное прохождение документов федеральных органов государственной власти - на государственно-правовое управление Администрации области. Постановлений и распоряжений Главы Администрации области - на протокольный отдел Управления Делами. Писем и других служебных документов - на отдел документального обеспечения Управления Делами.
3. Служебные документы исполняются в течение срока, указанного в резолюции руководителей Администрации.
В случае исполнения поручений несколькими должностными лицами обобщение материалов, подготовку проектов правового акта, либо письма, осуществляет первое лицо, указанное в реестре исполнителей.
4. Контроль за исполнением служебных документов возлагается на контрольный отдел.
5. Служебные документы, направляемые на имя Президента Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в центральные государственные органы и ведомства, подписываются только Главой Администрации области, а в отсутствии - лицом, его замещающим. При подготовке пакета документов для Главы Администрации в период его поездок в Москву на встречи с руководителями Администрации Президента, Правительства Российской Федерации, других федеральных структур, заседание Совета Федерации Федерального собрания России установлен следующий порядок подготовки документов:
- проект письма Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства, вице-премьеру, министру или руководителю другой федеральной структуры готовится руководителями заинтересованных организаций, ведомств с непосредственным участием заместителей Главы Администрации области, курирующих данный участок работы, и визируется ими. Содержание письма не должно превышать 1,5 страниц, исполненных на бланке Главы Администрации компьютерным набором. К проекту письма прилагается служебная записка в которой, лаконично и четко, отражается история и суть проблемы, сегодняшняя ситуация и пути решения вопроса на федеральном уровне, а также проект поручения федерального руководителя. Объем записки не должен превышать 3-4 страниц.
Указанные документы представляются в секретариат Главы Администрации области не позже, чем за 10 дней до выезда в г. Москву.
Руководитель секретариата Главы Администрации области совместно с представителем Администрации области при Правительстве Российской Федерации и Президенте Российской Федерации на позже, чем за 7 дней до выезда Главы Администрации области в Москву формируют план его работы в федеральных структурах, не позже чем за три дня согласовывают график встреч с руководителями федеральных органов.
Количество вопросов, подготовленных для встреч с руководителями государства и федеральных структур, не должно превышать 3 - 4х в течение одной командировки.