4.1. Анкета заполняется служащим собственноручно. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях, справка из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении, медицинское заключение о состоянии здоровья, другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.
4.2. Сотрудник кадровой службы государственного органа, ответственный за ведение личных дел, принимая от поступающего на государственную службу анкету, должен проверить полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами и заверить анкету печатью, подписью и датой.
4.3. В личное дело государственного служащего включается копия приказа о назначении на должность, заверенная в установленном порядке.
4.4. "Дополнение к анкете" включает в себя: фамилию, имя, отчество государственного служащего и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.
4.5. В первом разделе фиксируются сведения о прохождении службы (например, о перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на распоряжения, приказы руководителей органов исполнительной власти Читинской области.
4.6. Во втором разделе отражаются такие данные о профессиональной деятельности, как:
- подготовка, переподготовка и повышение квалификации;
- награждение медалями и орденами СССР и Российской федерации и присвоение почетных грамот;
- образование и присвоение ученой степени, ученого звания;
- пребывание за границей (служебная командировка);
- данные о наложении и снятии дисциплинарных взысканий.
- а также другие данные.
При этом, данные о политической и религиозной принадлежности в личное дело вносить запрещается.
4.7. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСа, паспортных столов и др.
4.8. Обязательным реквизитом "Дополнения к анкете" являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки помещаются на оборотной стороне листка после всех других сведений и состоят из надписи "Личное дело проверено", даты и подписи.
4.9. Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в "Книге (журнале) учета личных дел".
4.10. После увольнения государственного служащего его личное дело извлекается из данной папки, а в освободившуюся под тем же номером помещается личное дело вновь принятого государственного служащего.