Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Челябинской области, обязаны обеспечивать их сохранность.
На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется комитетом по делам архивов администрации Челябинской области, учреждениями его системы в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Органы государственной власти и прокуратуры Челябинской области, органы местного самоуправления, учреждения, предприятия и организации обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Челябинской области для передачи на государственное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, нормативно - методическими документами комитета по делам архивов и учреждений его системы; разрабатывают и утверждают по согласованию с комитетом по делам архивов администрации Челябинской области, учреждениями его системы нормативно - методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти и прокуратуры Челябинской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия, являющиеся источниками комплектования архивных учреждений, не могут уничтожить документы, срок хранения которых истек, до утверждения комитетом по делам архивов администрации Челябинской области описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу за соответствующий период.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Челябинской области не могут уничтожить документы без согласования с комитетом по делам архивов администрации Челябинской области и учреждениями его системы.