18. На поступившие в отдел по работе с обращениями граждан обращения в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Администрация Главы Республики Карелия". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
19. Обращения на иностранных языках до регистрации направляются для перевода в отдел протокольных мероприятий. Их регистрация производится после поступления перевода.
20. Работники отдела по работе с обращениями граждан производят регистрацию обращения с использованием автоматизированной системы "Письма граждан".
При регистрации:
- обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из индекса 07, порядкового номера и начальной буквы фамилии автора (07-1772-С), при коллективном обращении после порядкового номера добавляется аббревиатура "кол" (07-2520-кол), при регистрации обращений депутатов добавляется аббревиатура "деп" (07-3144-П(деп); регистрационный номер и дата вписываются в штамп Администрации Главы Республики Карелия;
- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые две или три фамилии, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным.
Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллективов организаций и предприятий, а также резолюции собраний и митингов;
- фиксируется вид обращения (жалоба, коллективная жалоба, заявление, предложение, депутатское обращение). Если обращение переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Аппарата Государственной Думы Российской Федерации, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, Главного федерального инспектора в Республике Карелия, Законодательного Собрания Республики Карелия), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма;
- отмечаются социальное положение и льготная категория авторов обращений (участник Великой Отечественной войны, инвалид, пенсионер, многодетная семья, мать-одиночка);
- обращение проверяется на повторность, при необходимости прикладывается предыдущая переписка из архива. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- проставляется исполнитель и шифр содержания вопроса согласно тематическому классификатору обращений граждан. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;
- указывается информация о содержании поставленных в обращении вопросов.
21. От обращения отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.
22. Обращение регистрируется не позднее чем в трехдневный срок с момента поступления.