II. Прием и первичная обработка обращений
9. Все присланные по почте обращения на имя Главы Республики Карелия, Премьер-министра Правительства Республики Карелия, заместителей Премьер- министра Правительства Республики Карелия, руководителей Администрации Главы Республики Карелия (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в управление делами Администрации Главы Республики Карелия (далее - управление делами).
10. При приеме и первичной обработке документов в управлении делами:
- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- проводится сверка реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;
- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прикладывается конверт;
- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения) прикладываются впереди текста обращения. В случае отсутствия самого обращения работником управления делами, принимающим почту, составляется справка с текстом: "Обращения указанному адресату нет", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам;
- ошибочно поступившие (не по адресу) обращения возвращаются на почту невскрытыми.
11. На обращения, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами, в описях на ценные письма, составляется акт в двух экземплярах по форме, утвержденной начальником управления делами, и передается в отдел по работе с обращениями граждан. Один экземпляр акта хранится в управлении делами, второй приобщается к поступившему обращению.
12. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе по работе с обращениями граждан. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
13. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя Главы Республики Карелия, вскрываются в отделе по работе с обращениями граждан, на имя Премьер-министра Правительства Республики Карелия вскрываются помощником Премьер-министра Правительства Республики Карелия.
Обращения, поступившие на имя заместителей Премьер-министра Правительства Республики Карелия, работников аппарата Администрации Главы Республики Карелия с пометкой "лично", передаются адресатам невскрытыми.
14. В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.
15. Обращения, поступившие по факсимильной связи, принимаются и учитываются в журнале работниками отдела специальной документальной связи.
16. Обращения, поступившие по электронной почте, принимаются в отделе специальной документальной связи, где распечатываются и учитываются в журнале.
17. После первичной обработки в управлении делами и отделе специальной документальной связи поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в отдел по работе с обращениями граждан.