3.6.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, советов, рабочих групп, конференциях, переговорах (далее - заседание (совещание).
3.6.2. Ведение записи во время заседания (совещания), сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 2 дня со дня заседания (совещания).
Протоколы могут быть полными - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников (приложение N 14 к Инструкции), краткими - фиксируются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (приложение N 15 к Инструкции) и стенографическими - весь ход заседания (совещания) записывается дословно.
Текст выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Звукозапись заседания (совещания) хранится в течение 6 месяцев.
3.6.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола (приложение N 16 к Инструкции) о принятых решениях. Копия протокола или выписка из протокола о принятых решениях готовятся к рассылке в соответствии со списком рассылки структурным подразделением, ответственным за подготовку материалов к заседанию (совещанию).
3.6.4. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с продольным или угловым расположением реквизитов по типу общего бланка или на общем бланке Правительства Ульяновской области.
Протокол имеет следующие реквизиты: герб Ульяновской области (при оформлении на общем бланке); наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области; наименование вида документа печатается через 2 межстрочных интервала ниже наименования высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом; номер и дату, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи.
Датой протокола является день проведения заседания (совещания). Если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания. Дата оформляется следующим образом: 20.01.2012 или 11 - 12.02.2012 и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
На одной с датой строке печатается номер протокола. Номером протокола заседания коллегиального органа является порядковый номер заседания, к номерам протоколов заседаний Правительства Ульяновской области добавляется индекс "ЗП", Президиума Правительства Ульяновской области - индекс "ЗПП". Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа отдельно по каждой группе протоколов. Регистрация протоколов заседаний коллегиальных органов осуществляется секретарем коллегиального органа в журнале регистрации.
Регистрационные номера протоколам оперативных совещаний, проводимых должностными лицами Правительства Ульяновской области, присваиваются в службе делопроизводства.
Регистрационный номер протокола состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "ПC", например: 120-ПС.
Информация о проведении заседаний (совещаний) в Правительстве Ульяновской области в день их проведения (до 18 часов) передается в службу делопроизводства.
Решения к протоколу нумеруются путем проставления порядкового номера протокола и через косую черту порядкового номера рассмотренного по повестке дня вопроса, например: 10/2.
Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов заседаний (совещаний) организаций, принимавших участие в заседании (совещании).
Место составления протокола указывается по факту проведения заседания (совещания), печатается через 1 межстрочный интервал ниже реквизитов "Дата" и "Регистрационный номер".
Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал.
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, заседание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например,
П Р О Т О К О Л... заседания Экспертной комиссии
П Р О Т О К О Л... совещания
по вопросам подготовки к новому учебному году
При продольном расположении все реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант используется в случаях, если протокол имеет гриф утверждения.
3.6.5. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий - должностное лицо, проводящее заседание (совещание), его настоящая должность в протоколе не указывается.
Секретарь - лицо, отвечающее за организацию заседания (совещания), составление и оформление протокола.
Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы, под ним - слово "Секретарь" также с прописной буквы.
Присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы сначала постоянных членов совещательного (коллегиального) органа, а затем наименования должностей, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание из других органов, организаций, и их наименования. Список присутствующих участников заседания (совещания) секретарь вносит в протокол на основе данных их регистрации.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита, в конце слова ставится двоеточие. Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием должностей. В протоколах постоянно действующих комиссий должности присутствующих не указываются.
При оформлении протокола заседания (совещания) с участием более 15 человек фамилии участников не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество и делается отметка - "список участников прилагается", например: "Присутствовали: 18 человек (список прилагается)".