4.2.1. Доставка документов в Правительство Ульяновской области осуществляется посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, нарочными, курьерами, гражданами, с использованием факсимильной, телеграфной связи, электронной почты.
Доставка документов в структурные подразделения Правительства Ульяновской области осуществляется в соответствии с графиком курьерских маршрутов под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа, подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии) получателя).
4.2.2. Прием и обработка документов, поступающих в Правительство Ульяновской области, осуществляются службой делопроизводства.
4.2.3. Документы, доставленные посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, передаются сотрудникам службы делопроизводства под роспись согласно реестрам.
Документы, передаваемые нарочным, принимаются только во вскрытых конвертах. Работник службы делопроизводства может проставлять на копии, предъявляемой заявителем, штамп о поступлении документа в Правительство Ульяновской области.
4.2.4. При приеме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта - наличие в нем документов, а также всех названных в документах приложений.
При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, другой - приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают руководитель службы делопроизводства и специалист, вскрывший указанный конверт.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
4.2.5. Конверты от поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
Если на конверте имеются надписи "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 05.12.2011 10.35.
На конвертах с грифом "Конфиденциально" проставляются штамп о поступлении и дата поступления, после чего они передаются в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области.
Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, на таком пакете проставляется штамп "Правительство Ульяновской области", указывается дата поступления, и он передается адресатам.
4.2.6. Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются дежурным в приемной Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области. Указанные документы передаются в службу делопроизводства не позднее 10 часов ближайшего следующего рабочего дня и регистрируются как поступившие в указанный рабочий день.
О документах, требующих срочного исполнения, оперативно докладывается Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области с последующей их передачей в службу делопроизводства.
4.2.7. Документы от исполнительных органов государственной власти Ульяновской области должны представляться в Правительство Ульяновской области не позднее трех рабочих дней со дня регистрации документов в исполнительном органе государственной власти Ульяновской области.
4.2.8. Первичная обработка поступивших документов включает распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 36 к Инструкции.
4.2.9. Поступившие документы, адресованные структурным подразделениям, регистрируются в структурных подразделениях.
Поступившие документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются в структурное подразделение согласно принадлежности.
4.2.10. Регистрация документов, поступивших в Правительство Ульяновской области, осуществляется службой делопроизводства в базах данных "Внутренние документы" либо "Входящая корреспонденция" СЭД.
База данных "Внутренние документы" включает в себя переписку:
внутри Правительства Ульяновской области;
внутри исполнительных органов государственной власти Ульяновской области;
между Правительством Ульяновской области и исполнительными органами государственной власти Ульяновской области;
между исполнительными органами государственной власти Ульяновской области.