3.9.1. Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (приложение N 21 к Инструкции - не приводится).
Акты проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акт может составляться комиссией, создаваемой в установленном порядке.
Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт составляется на общем бланке Правительства Ульяновской области. Обязательными реквизитами акта являются: наименование вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения.
Датой акта является дата его составления. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности
Акт списания материальных ценностей
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), составители акта (председатель и члены комиссии) с указанием должностей, инициалов и фамилий. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты и подпункты. Акты могут содержать приложения.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвующими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
3.9.2. Докладная записка - документ, адресованный Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области или руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение N 22 к Инструкции - не приводится).
Докладные записки составляются в целях информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений.
Докладная записка должна содержать:
наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области;
наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
дату;
регистрационный номер;
адресат;
заголовок к тексту (если текст документа имеет более семи строк);
текст;
подпись руководителя структурного подразделения;
Ф.И.О. исполнителя
или:
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
дату;
регистрационный номер;