4.4.1. Исходящими документами Правительства Ульяновской области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.
4.4.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм осуществляется службой делопроизводства в модуле "Исходящие письма" СЭД.
4.4.3. Служба делопроизводства осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, регистрацию, учет и отправку.
Исполнители исходящего документа (структурные подразделения) формируют и заполняют проект электронной карточки исходящего документа, присоединяют к карточке электронный образ документа и направляют на регистрацию в службу делопроизводства.
Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в службу делопроизводства для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ должны быть заполнены его номер и дата.
Корреспонденция, поступившая в службу делопроизводства для отправки после 16 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется на следующий день.
Сотрудники службы делопроизводства проверяют правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки и регистрируют документ в СЭД с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на подлиннике и втором экземпляре документа. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями к подготовке и оформлению документов, установленными Инструкцией.
Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.
Исходящим документам присваивается регистрационный номер, например: 73-Г-01/765, где: 73 - постоянное число, Г-01 - индекс структурного подразделения или должностного лица, 765 - порядковый номер в пределах календарного года.
Исходящим телеграммам присваивается регистрационный номер с добавлением буквенного индекса "Т", например: 73-Г-01/300-Т.
Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
4.4.4. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных должностными лицами Правительства Ульяновской области, осуществляются службой делопроизводства.
Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Правительства Ульяновской области, к отправке не принимаются.
При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в службу делопроизводства подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий.
4.4.5. Документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.
4.4.6. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, фельдъегерской связью, электронной почтой, передаются по факсу.
Решение о способе доставки документа принимает структурное подразделение - исполнитель.
Ответы на обращения граждан отправляются простой корреспонденцией.
Заказная корреспонденция передается службой делопроизводства на почту по списку (реестру), простая корреспонденция учитывается в журнале отправки.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
4.4.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.