Выполнение копировально-множительных работ производится в службе делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.
В службе делопроизводства копируются служебные документы структурных подразделений. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является оформление заказа по установленной форме (приложение N 40 к Инструкции). Заказы хранятся в течение года.
Изготовление небольших по объему тиражей служебных документов (до 10 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных Инструкцией.
Документы на копирование принимаются службой делопроизводства до 17 часов.
В первоочередном порядке копируются документы, поступившие от Губернатора Ульяновской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, руководителя аппарата, рассылочные экземпляры законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется руководителем структурного подразделения или руководителем службы делопроизводства.
Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и не превышать формат А3.
Документы и материалы загрязненные, с помарками и вклейками, в рукописном виде (кроме обращений граждан) на копирование не принимаются.
Не подлежат копированию используемые Правительством Ульяновской области официальные бланки с воспроизведением герба Ульяновской области.
Не принимаются также на копирование книги и брошюры, газеты и газетные вырезки.
Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись.