10.4.1. Основными формами использования документов архива являются:
исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;
выдача заверенных архивных копий документов;
исполнение тематических запросов.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
10.4.2. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве, на бланке Правительства Ульяновской области.
Архивная справка подписывается руководителем аппарата, а в его отсутствие - руководителем службы делопроизводства (в соответствии с должностным регламентом) и заверяется печатью.
10.4.3. Архивные копии документов и архивные выписки.
Архивные копии документов и архивные выписки выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий документов и архивных выписок заверяется подписью сотрудника службы делопроизводства (в соответствии с должностным регламентом), исполнившего запрос, и печатью.
Архивная выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов, и должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "В тексте неразборчиво" или "Так в документе".
10.4.4. На архивных копиях документов и архивных выписках проставляются штампы с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка".
Все листы архивной копии документа или архивной выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью Правительства Ульяновской области.
Архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
10.4.5. Документы из архива могут быть изъяты в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.