7.6.1. Сотрудник, получающий печать, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.
7.6.2. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном Инструкцией.
7.6.3. Замена печатей, штампов производится на основании разрешения руководителя аппарата.
Для замены ранее выданных отделом мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области печати, штампа в случае износа, повреждения, утраты сотрудник, ответственный за учет, использование и хранение печатей и штампов, должен представить руководителю аппарата:
письмо с просьбой о замене печати, штампа;
объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа;
акт об уничтожении печати, штампа, утвержденный руководителем структурного подразделения.
7.6.4. Письмо с визой руководителя аппарата, акт и объяснительная записка направляются в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области для регистрации в соответствующем журнале.
7.6.5. Заказ на изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с подразделом 7.4 раздела 7 Инструкции.
7.6.6. В случае ликвидации структурного подразделения или прекращения деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области для последующего уничтожения по акту.
Способ уничтожения определяется комиссией, которая создается руководителем аппарата.
Уничтожение печатей, штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.
7.6.7. В составленном акте об уничтожении печатей, штампов должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей, штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.
Акт подшивается в дело "Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов", которое хранится вместе с печатями, штампами и журналом их учета.
Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.