4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов включает:
ознакомление с содержанием документов;
подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;
передачу документов для рассмотрения руководителю.
4.3.2. По входящим документам, требующим исполнения, подготавливаются проекты резолюций на бланке установленной формы (приложение N 7 к Инструкции).
Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.
В состав резолюции входят следующие реквизиты:
исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);
содержание поручения;
срок исполнения поручения;
подпись должностного лица, дающего поручение;
дата;
регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).
При наличии в резолюции нескольких исполнителей основным считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.
Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируются порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.
4.3.3. Уполномоченные должностные лица при рассмотрении документов:
определяют исполнителя и дают указание в резолюции по исполнению документов;
подписывают исполненные письма или, при наличии замечаний, возвращают проект письма исполнителю для доработки;
в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений, оформляют отметку о списании документа в дело.
4.3.4. Документы должны рассматриваться в день их поступления.
При рассмотрении документов уполномоченное должностное лицо выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.
4.3.5. Руководители структурных подразделений организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.