Печатание документов осуществляется в машинописном бюро службы делопроизводства, а также непосредственно в структурных подразделениях (служебные письма за подписью соответствующего руководителя, внутренние документы) с соблюдением установленных Инструкцией требований.
В машинописном бюро печатаются только служебные документы на русском языке. Печатание под диктовку не производится.
Документы и материалы для печатания передаются в машинописное бюро вместе с заполненным бланком заказа установленной формы (приложение N 39 к Инструкции). Заказы хранятся в течение года.
Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления.
В первоочередном порядке печатаются проекты законов Ульяновской области, правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, документы к мероприятиям с участием Губернатора Ульяновской области, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора Ульяновской области.
Срочные документы печатаются вне очереди. Срочность печатания документов определяется соответствующей пометкой на бланке заказа руководителями структурных подразделений или руководителем службы делопроизводства.
Документы, сданные в работу после 17 часов 30 минут, печатаются, как правило, на следующий день.
Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных цветов (синего, фиолетового или черного). Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов.
Рукописи должны быть вычитаны и завизированы исполнителем. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов.
Лингвистические работы специалистами, печатающими документы, не производятся.
Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники, передаются в машинописное бюро с электронной копией в формате текстового редактора WinWord.
При передаче исполнителем документов, записанных на электронных носителях, они проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа прекращается и электронные носители возвращаются исполнителю.
Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на одной стороне листа.
Документы печатаются в одном экземпляре (за исключением писем) и вместе с рукописью передаются исполнителю.
На каждой странице изготовленного документа в левом нижнем углу проставляется колонтитул (наименование файла, дата печатания, инициалы работника, печатавшего документ).
Документы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке в структурном подразделении, могут быть переписаны на электронный носитель исполнителя.
Для обеспечения идентичности текстов электронных версий текстам подлинников законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, исходящих писем, подписываемых Губернатором Ульяновской области, исполнитель должен вносить в них возможные правки только в машинописном бюро службы делопроизводства.