10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
законодательства Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
нормативно-методических документов федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих полномочия в сфере архивного дела.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в Правительстве Ульяновской области проводится:
в структурных подразделениях при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению;
в архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение и к уничтожению.
10.1.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Правительстве Ульяновской области создана ЭК из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 5 человек.
ЭК создается распоряжением Правительства Ульяновской области.
Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается Правительством Ульяновской области.
10.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в структурных подразделениях осуществляется ежегодно лицами, ответственными за делопроизводство.
10.1.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
10.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с пометкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
10.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного (приложение N 50 к Инструкции), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 51 к Инструкции) и по личному составу (приложение N 52 к Инструкции), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 53 к Инструкции).