4.7.1. В Правительстве Ульяновской области прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса: mail@ulgov.ru осуществляются службой делопроизводства в течение рабочего дня.
4.7.2. С официального адреса электронной почты Правительства Ульяновской области служебные письма направляются за подписью должностных лиц Правительства Ульяновской области. С официального адреса структурных подразделений Правительства Ульяновской области служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений.
4.7.3. Ответственный за работу с электронной почтой сотрудник службы делопроизводства обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте.
4.7.4. Ответственность за подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу - сотрудник службы делопроизводства.
4.7.5. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.
4.7.6. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа сотруднику службы делопроизводства.
4.7.7. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.
4.7.8. Сотрудник службы делопроизводства отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учета электронной почты.
4.7.9. Электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.
4.7.10. При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты Правительства Ульяновской области сотрудник службы делопроизводства:
осуществляет предварительное рассмотрение и, исходя из оценки содержания, регистрирует копию документа на бумажном носителе в службе делопроизводства или передает в структурные подразделения для регистрации и рассмотрения должностными лицами, или пересылает по электронной почте адресату;
передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.