11.1. В Правительстве Ульяновской области создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Ульяновской области.
11.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы заверяются ЭП Правительства Ульяновской области - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
11.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Правительства Ульяновской области могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Правительстве Ульяновской области, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
11.4. Состав электронных документов Правительства Ульяновской области, обращающихся в СЭД, определяется Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области по согласованию с ЭПК и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области.
11.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
11.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
11.7. При получении электронных документов, подписанных ЭП, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности ЭП.
11.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Правительства Ульяновской области, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
11.9. Документы, создаваемые в Правительстве Ульяновской области и (или) поступившие в Правительство Ульяновской области на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.
11.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.
11.11. В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:
адресант;
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
вид документа;
дата документа;
номер документа;
дата поступления документа;
входящий номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа;
наименование либо аннотация документа;
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений;