3.7.1. Служебные письма Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области (далее - письма) готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области и структурных подразделений;
как сопроводительные письма к документам;
как инициативные письма.
3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или в соответствии с резолюцией уполномоченного должностного лица.
3.7.3. Письма за подписью Губернатора Ульяновской области готовятся на бланке письма Губернатора Ульяновской области, за подписью Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области - на бланке письма Правительства Ульяновской области и направляются во все адреса на территории Российской Федерации, а также в адрес зарубежных адресатов.
Письма за подписью первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области печатаются на бланке письма Правительства Ульяновской области или на бланке соответствующего должностного лица.
Письма за подписью руководителя аппарата оформляются на бланке письма заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ульяновской области.
Письма за подписью руководителей структурных подразделений оформляются на бланке письма Правительства Ульяновской области.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.7.4. Реквизитами письма являются: наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области - автора, справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания - печать.
3.7.5. Проект письма оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр, оформленный на соответствующем бланке, направляется адресату, второй - остается в службе делопроизводства. При необходимости копия зарегистрированного письма передается исполнителю.
Второй экземпляр письма, представляемого на подпись уполномоченному должностному лицу, должен быть предварительно завизирован исполнителем (составителем письма) и представителем службы делопроизводства (корректором). Визы проставляются в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа второго экземпляра письма, остающегося в деле Правительства Ульяновской области.
3.7.6. Заголовок к тексту в краткой форме отражает суть письма, например:
О содействии в увеличении государственного заказа
Об оказании финансовой помощи
Если текст письма до семи строк, то заголовок к тексту не составляется.
Заголовок печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 - 30 печатных знаков. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки.
3.7.7. Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указываются номер и дата письма, на которое направляется ответ.
3.7.8. Если письмо адресовано более чем в 4 адреса, то исполнителем составляется лист рассылки (приложение N 18 к Инструкции).
При направлении писем в федеральные органы государственной власти и подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите "Адресат" не указывается.
3.7.9. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Объем письма не должен превышать двух страниц, в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме.
Текст письма излагается:
от первого лица множественного числа ("просим", "направляем", "предлагаем");
от первого лица единственного числа (при оформлении письма на бланке должностного лица) ("прошу", "предлагаю", "приглашаю");