3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия:
прием и регистрация обращений, запросов, направление их на рассмотрение;
рассмотрение обращений и запросов, подготовка ответов;
постановка на контроль, сокращение и продление сроков рассмотрения обращений, запросов, снятие с контроля по результатам рассмотрения, направление в текущий архив;
организация личного приема, выездного личного приема, выездной приемной, "прямых линий" по телефону;
анализ количества и характера обращений, запросов, результатов рассмотрения обращений, запросов и качества принятых мер по обращениям.
3.2. Алгоритм прохождения административной процедуры рассмотрения обращений, запросов граждан и организаций, направленных в Министерство, указан в приложении N 5 к Административному регламенту.
3.3. Прием и регистрация обращений, запросов, направление их на рассмотрение.
3.3.1. Обращения, запросы могут быть доставлены в Министерство непосредственно заявителем, фельдъегерской связью, поступить по почте, факсу, электронной почте, телеграфу на имя Министра.
3.3.2. Все поступающие в Министерство письменные обращения, запросы, в том числе телеграммы и документы, связанные с их рассмотрением, сортируются, обрабатываются и регистрируются в единой системе электронного документооборота (модуль "Обращения граждан") (далее - СЭД) сотрудниками отдела в 3-дневный срок со дня их поступления в Министерство.
В случае, если в обращении содержатся сведения о коррупционной деятельности должностных лиц Министерства, копия обращения направляется также в юридическую службу Министерства для осуществления анализа работы с этим обращением.
3.3.3. По просьбе заявителя на копиях или вторых экземплярах принятых обращений, запросов делается отметка о приеме обращения, запроса и сообщается телефон для справок.
3.3.4. В отделе при приеме корреспонденции:
проверяется правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;
ошибочно поступившие (не по адресу) письменные обращения, запросы возвращаются на почту невскрытыми;
проводится сверка реестров письменных обращений, запросов, доставленных фельдъегерской связью;
вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов; документы, поступившие с обращением, запросом (паспорт, военный билет, трудовая книжка и другие), являются приложением к обращению, запросу. В случае отсутствия самого текста письменного обращения, запроса об этом указывается в аннотации;
составляются акты в случае присутствия в конвертах денежных знаков и ценных бумаг (облигаций, акций и т.д.), подарков или отсутствия названных в письме документов.
3.3.5. Работа с письмами, нестандартными по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, странный запах, цвет, заклеенные липкой лентой, в конверте которых прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и прочее), осуществляется в соответствии с Правилами работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, указанными в Правилах оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
3.3.6. Обращения заявителей с приложением сувениров и корреспонденция без обращения с вложением сувениров направляются на доклад Министру для согласования их направления.
3.3.7. Деньги, ордена, медали, удостоверения к ним, паспорта, трудовые книжки, другие документы направляются руководителям органов местного самоуправления по месту жительства либо нахождения заявителя с просьбой вернуть их заявителю.
3.3.8. Электронные обращения, запросы, поступившие на официальный сайт в раздел "Прием граждан, вопросы и ответы" или по электронной почте fin_upr@ufo. ulntc.ru, принимаются сотрудниками отдела.
3.3.9. Обращения с пометками "Лично" или "Конфиденциально" не вскрываются, штамп с регистрационным индексом проставляется на конверте и передается адресату.
3.3.10. После первичной обработки все поступившие обращения, запросы и ответы на письма подлежат регистрации и обработке в СЭД.
3.3.11. В отделе проводятся следующие процедуры:
проставляются регистрационные штампы;
при вводе в электронную регистрационную карточку вносятся личные данные о заявителе;
по прочтении текста письменного обращения, запроса (в том числе обращения, запроса в электронной форме) составляется аннотация содержания обращения, запроса;