4.1. Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости.
4.2. Основной формой деятельности Комиссии являются заседания.
По решению председателя Комиссии заседания Комиссии могут проводиться с использованием членами Комиссии удаленного доступа в форме видео-конференц-связи. Об использовании такой формы проведения заседания указывается в повестке заседания Комиссии.
4.3. Председатель Комиссии назначает дату проведения заседания Комиссии, утверждает повестку заседания Комиссии. За три рабочих дня до назначенной даты проведения заседания Комиссии секретарь Комиссии направляет членам Комиссии список кандидатам и документы по кандидатам с сопроводительным письмом за подписью председателя Комиссии для ознакомления.
4.4. Руководит заседанием Комиссии ее председатель, а в его отсутствие - заместитель председателя Комиссии.
4.5. Заседание Комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третьих от общего числа членов Комиссии. Член Комиссии, принимающий участие в заседании Комиссии путем удаленного доступа в форме видео-конференц-связи, считается присутствующим на данном заседании.
4.6. Решения Комиссии принимаются открытым голосованием по каждому кандидату в отдельности простым большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов Комиссии. При равенстве голосов решающим считается голос председательствующего на заседании Комиссии. Решения Комиссии принимаются в отсутствие лиц, направивших ходатайства о награждении муниципальной наградой (их представителей) и кандидатов (в случае их приглашения на заседание).
В случае проведения заседания Комиссии с использованием удаленного доступа в форме видео-конференц-связи голосование осуществляется путем устного поименного опроса председательствующим на заседании каждого присутствующего члена комиссии о его варианте голосования: "за", "против" или "воздержался".
Итоги рассмотрения Комиссией вопросов о награждении муниципальными наградами оформляются протоколом, который подписывается лицом, председательствующим на заседании Комиссии, и секретарем Комиссии.
4.6.1. Решение Комиссии о рекомендации Ульяновской Городской Думе наградить кандидата иной муниципальной наградой, чем указано в ходатайстве о награждении, принимается в следующем порядке:
при установлении несоответствия кандидата критериям, указанным в положении о соответствующей муниципальной награде, к награждению которой представлен кандидат, Комиссия на заседании констатирует данный факт и при условии наличия инициативы не менее трех членов Комиссии, поддержанной простым большинством присутствующих на заседании членов Комиссии, предлагает кандидату и лицу, внесшему ходатайство о награждении кандидата, выразить мнение о возможности замены муниципальной награды, указанной в ходатайстве, на иную предложенную указанными членами Комиссии муниципальную награду с указанием ее наименования, если кандидат соответствует критериям награждения такой наградой, установленным положением о ней, о чем производится запись в протоколе заседания Комиссии;
в случае отсутствия на данном заседании лица, внесшего ходатайство (его представителя) и (или) кандидата, названное предложение направляется Комиссией указанным отсутствующим лицам не позднее рабочего дня, следующего за днем заседания Комиссии, по указанным ими адресу (адресам) электронной почты или любым иным способом, позволяющим оперативное получение ими отправления. В случае присутствия на данном заседании Комиссии лица, внесшего ходатайство о награждении (его представителя) и (или) кандидата указанное предложение объявляется ему (им) устно, о чем производится запись в протоколе заседания Комиссии;
кандидат и лицо, внесшее ходатайство о награждении, не позднее двух рабочих дней после получения предложения, указанного в абзаце втором настоящего пункта, представляют в Комиссию каждый по отдельности письменное заявление по форме, утвержденной Комиссией, содержащее информацию о согласии либо несогласии с данным предложением;
в случае получения в установленный настоящим Положением срок письменных заявлений кандидата и лица, внесшего ходатайство о награждении, о согласии с предложением, указанным в абзаце втором настоящего пункта, Комиссия принимает решение о рекомендации Ульяновской Городской Думе наградить кандидата иной муниципальной наградой с указанием наименования такой награды. Письменные заявления, указанные в абзаце четвертом настоящего пункта, приобщаются к протоколу заседания Комиссии.
Решение Комиссии, указанное в настоящем пункте, может быть принято при условии соблюдения предельного ежегодного количества награждений муниципальными наградами, установленными положениями о данных наградах.
4.6.2. В случае отсутствия условий, указанных в абзацах втором и шестом пункта 4.6.1 настоящего Положения, либо получения в установленный настоящим Положением срок заявлений от кандидата и лица, внесшего ходатайство о награждении, о несогласии с предложением, указанным в абзаце втором пункта 4.6.1 настоящего Положения, либо неполучения в установленный срок заявлений от названных лиц о согласии с названным предложением, Комиссия принимает решение об отказе в рекомендации Ульяновской Городской Думе наградить кандидата муниципальной наградой.
4.7. Член Комиссии, в отношении которого рассматривается вопрос о награждении его муниципальной наградой, не принимает участие в голосовании.
4.8. Организационное, информационное и материально-техническое обеспечение деятельности Комиссии осуществляется аппаратом Ульяновской Городской Думы в пределах средств, предусмотренных бюджетной сметой Ульяновской Городской Думы.