2.1. Основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяются Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, утвержденной распоряжением Губернатора Ульяновской области от 31.01.2023 N 67-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области", с учетом особенностей, изложенных в настоящей Инструкции.
2.2. Прием, учет (регистрацию), распределение и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования" в Правительстве Ульяновской области осуществляет управление специальной документальной связи, режима секретности и защиты информации администрации Губернатора Ульяновской области.
В исполнительных органах Ульяновской области приказом (распоряжением) руководителя назначаются ответственные за учет и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования".
2.3. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой "Для служебного пользования". При этом документы на бумажных носителях учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) и машинные носители информации - поэкземплярно.
2.4. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации, при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "дсп", например: N 68 дсп.
Формы журналов учета входящих и исходящих документов "Для служебного пользования" приведены в приложениях N 1, 2 к Инструкции.
Запрещается регистрировать такие документы в системе электронного документооборота.
2.5. При регистрации входящего документа с пометкой "Для служебного пользования" в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа основного документа ставится штамп с указанием наименования организации, получившей документ, входящего регистрационного номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему, например:
┌══════════════════════════════════‰
│Правительство Ульяновской области │
│Вх. N ___________________________ │
│ │
│ _____________________ 20___ г. │
│ │
│ Осн. док. ______ л., _________ л.│
└══════════════════════════════════…
На первом листе каждого приложения к документу с пометкой "Для служебного пользования" в правом нижнем углу ставится штамп "К вх. N _____" с указанием даты регистрации, например:
┌═════════════════════════════‰
│ К вх. N __________________ │
│ │
│ ________________ 20___ г. │
│ │
└═════════════════════════════…
На сброшюрованных приложениях (книгах, журналах, инструкциях) входящие номера проставляются на титульном листе. На документе, присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.
Если приложение с пометкой "Для служебного пользования" не подлежит подшивке в дело (книги, журналы, инструкции), оно берется на инвентарный учет по журналу учета изданий (приложение N 3 к Инструкции), о чем делается отметка на сопроводительном письме.
Машинные носители информации (магнитные, оптические, магнито-оптические диски), содержащие электронные документы с информацией ограниченного распространения, учитываются по журналу учета машинных носителей информации "Для служебного пользования" (приложение N 4 к Инструкции).