4.1. Учет поступивших на конкурс документов и конкурсных материалов возлагается на секретаря Общественного совета.
Члены Общественного совета обязаны ознакомиться со всеми представленными документами и конкурсными материалами за семь дней до проведения заседания Общественного совета.
4.2. Заседание Общественного совета считается правомочным, если в нем приняли участие не менее 2/3 ее членов.
Общественный совет рассматривает работы кандидатов (соискателей), принимает решение о победителях простым большинством голосов и оформляет его протоколом. Из выдвинутых номинантов призеры выбираются путем открытого голосования. При обсуждении учитываются общественная и творческая активность номинанта, его вклад в развитие литературы и культуры региона, исследовательская работа.
4.3. Члены Общественного совета, произведения которых выдвинуты на соискание премий, в голосовании не участвуют.
4.4. Общественный совет подводит итоги конкурса и объявляет победителей в течение месяца со дня окончания приема документов и конкурсных материалов.
4.5. Участники конкурса уведомляются о результатах конкурса не позднее чем за неделю до вручения премий победителям.
4.6. Гран-при "Шапка Мономаха" и денежные премии победителям вручаются Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области и (или) председателем Общественного совета в присутствии представителей Правительства Ульяновской области, общественных организаций области, деятелей культуры и искусства Ульяновской области.
На торжественное мероприятие по вручению премий приглашаются все номинанты на соискание премий.