5.1. На этапе регистрации обращений проводятся следующие процедуры:
проставляются регистрационные штампы;
присваивается соответствующий номер с указанием даты поступления обращения;
при вводе в электронную учетную карточку вносятся личные данные о заявителе;
составляется аннотация содержания обращения;
проводится проверка на многократность обращения;
коллективные обращения отмечаются индексом "колл";
в случае запроса вышестоящими инстанциями результатов рассмотрения обращения становится отметка "особый контроль".
Уполномоченные сотрудники АХС формируют в БД электронную регистрационную карточку обращения. Система позволяет присоединить к карточке обращения гражданина сканированный электронный образ документа.
5.2. Обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в общем порядке с уведомлением заявителя о регистрации обращения.
5.3. Регистрация обращений, поступивших по факсимильной связи на специально выделенный номер телефакса, осуществляется в соответствии с общими требованиями регистрации.
5.4. При постановке исполнения обращения на контроль сотрудниками АХС готовится проект резолюции, указывается конечный срок исполнения поручения, исполнитель.
5.5. Началом срока рассмотрения поступивших обращений считается день их регистрации сотрудниками АХС.
5.6. После рассмотрения должностным лицом Министерства поступивших по обращениям документов при наличии изменений сотрудники АХС вносят их в БД и направляют исполнителям или списывают в дело.
5.7. Исполнители принимают поступившие на исполнение поручения, выполняют их и передают результаты рассмотрения обращения в АХС для внесения отметки об исполнении в электронную карточку резолюции.
5.8. На этапе обработки ответов с результатами рассмотрения обращений для постановки на повторный контроль (дополнительные 30 дней) и отправки исполнителю или списания в архив (в дело) в целях обеспечения своевременной доставки исполнителю и сохранности целостности документов сотрудники АХС:
вносят необходимые изменения в БД, если таковые имеются;
копируют обращения для отправки;
сортируют обращения по направлениям (исполнителям);
отправляют обращения исполнителям.
5.9. После выполнения поручения по контрольной резолюции специалисты АХС проверяют документы, поступившие от исполнителя по итогам рассмотрения обращения, на полноту комплекта и делают отметку об исполнении в электронной карточке поручения. Отметка "в дело" о списании документа ставится только при условии утверждения всех поручений по документу.
5.10. Для изменения срока контроля документа, поступившего непосредственно в Министерство, сотрудники АХС снимают с контроля поручение и формируют новую контрольную резолюцию с указанием нового срока контроля.
Для смены исполнителя данное ранее поручение снимается с контроля и формируется новая контрольная резолюция.
5.11. Время, отведенное на чтение, регистрацию и аннотирование обращения, зависит от объема текста обращения и составляет, в среднем, 20 - 30 минут. Время на проверку полноты комплекта и регистрацию результата рассмотрения обращения составляет 15 - 20 минут.