8.1. Основанием для административной процедуры по подготовке ответа является завершение рассмотрения обращения граждан в соответствии с резолюцией и информирование должностного лица об исполнении поручения.
8.2. Подготовленная исполнителем информация по результатам рассмотрения обращений и ответы заявителям должны соответствовать следующим требованиям:
результат рассмотрения обращения должен содержать юридически обоснованный и мотивированный ответ на каждый изложенный довод со ссылками на законы и иные нормативные правовые акты;
текст должен излагаться последовательно, кратко и содержать исчерпывающую информацию на все поставленные в обращении вопросы;
при подтверждении фактов, изложенных в обращении, в тексте следует указывать, какие меры приняты, кем и когда или что будет предпринято для разрешения проблем с указанием конкретных сроков;
если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена или не могут быть приняты меры в установленные законодательством сроки;
в заключительной части следует сообщить о том, когда (дата отправки, присвоенный регистрационный номер обращения), кем (фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя) и как заявитель проинформирован о результатах рассмотрения обращения, с предложением в связи с завершением срока рассмотрения обращения о снятии с контроля или продлении срока с указанием окончательной даты исполнения.
8.3. К информации по итогам рассмотрения обращения прикладываются:
письменное обращение или регистрационная карточка личного приема;
ответ заявителю;
материалы, подтверждающие положительное рассмотрение обращения или невозможность принятия положительного решения.
8.4. Ответы гражданам на их обращения печатаются на бланках Министерства установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве финансов Ульяновской области. Перед отправкой ответ проходит согласование в АХС.
8.5. Запрещается направлять гражданам ответы с исправлениями, ошибками (в том числе в реквизитах).
8.6. Ответ на коллективное обращение направляется на имя одного из подписавших его лиц, чей почтовый адрес указан в обращении, с просьбой довести ответ до сведения других авторов обращения. Если в коллективном обращении указано конкретное лицо или адрес, на который следует направить ответ, он направляется на указанный адрес или конкретному лицу.
8.7. Вместе с ответом о результатах рассмотрения обращения заявителю могут возвращаться подлинные документы с удостоверяющей подписью заявителя о получении документа, приложенные к обращению. Если в обращении не содержатся просьбы о их возврате, они остаются в деле и подлежат хранению в архиве.
8.8. Если по результатам рассмотрения обращения принят нормативный правовой акт, заявителю направляется ответ с приложением его копии.
8.9. Если заявителю в ходе личного приема дается ответ в устной форме (по согласованию с автором), то в регистрационной карточке делается соответствующая запись.
8.10. Если просьба гражданина в ходе рассмотрения обращения положительно разрешена, к информации по результатам рассмотрения обращения может прилагаться вместо письменного ответа (по согласованию с заявителем) расписка заявителя, подтверждающая выполнение его просьбы в полном объеме.
8.11. Переадресованные в Министерство подлинники обращений граждан возвращаются только при наличии на них штампа "подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме о переадресации подлинника.
8.12. Исполнителю при рассмотрении жалобы гражданина в целях обеспечения безопасности запрещается передавать обращение и соответствующие документы по его рассмотрению лицу, действие (бездействие) которого обжалуется в обращении.
8.13. После завершения исполнения государственной функции и оформления ответа исполнитель передает все документы с результатом рассмотрения в АХС, где они проходят проверку на выполнение требований к оформлению и структуре ответа. Ответы, не соответствующие требованиям, возвращаются исполнителю для доработки. Обращения, по которым документы возвращены на доработку, не регистрируются как выполненные до окончания их подготовки.
8.14. АХС проводит анализ полного комплекта документов по результатам рассмотрения обращений, стоящих на контроле, представленных исполнителем согласно поручению, затем они передаются соответствующему должностному лицу для принятия решения по итогам рассмотрения обращений, после согласования ответ регистрируется в программе "Обращения".