4.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является обращение гражданина к Министру финансов Ульяновской области, другим уполномоченным лицам или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других органов государственной власти для рассмотрения согласно компетенции.
Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, фельдъегерской связью, поступить по почте, факсу, электронной почте, телеграфу на имя Министра финансов Ульяновской области и других должностных лиц Министерства.
4.2. Все поступающие в Министерство письменные обращения граждан, в том числе телеграммы и документы, связанные с их рассмотрением, сортируются и регистрируются административно-хозяйственной службой Министерства (далее - АХС). Письма регистрируются в базе данных "Обращения граждан" (далее - БД) не позднее чем в 3-дневный срок с момента их поступления.
По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка с указанием даты и времени приема обращения, количества принятых листов, подписью должностного лица, принявшего обращение, и сообщается телефон для справок. На копиях или вторых экземплярах принятых обращений делается отметка о приеме обращения.
4.3. АХС осуществляется:
проверка правильности адресации корреспонденции;
сортировка обращений и ответов исполнителей;
вскрытие конвертов, проверка наличия в них документов; документы, поступившие с обращением (паспорт, военный билет, трудовая книжка и др.), являются приложением к обращению. В случае отсутствия самого текста письменного обращения об этом указывается в аннотации;
составление актов в случаях присутствия в конвертах денежных знаков и ценных бумаг (облигаций, акций и т.д.), подарков или отсутствия названных в письме документов.
4.4. Письмо, не стандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, странный запах, цвет, заклеенное липкой лентой, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и прочее), передается невскрытым в правоохранительные органы.
4.5. Электронные обращения, поступившие на официальный сайт Министерства при наличии технической возможности по сети Интернет, принимаются системным администратором официального сайта Министерства и передаются в АХС для дальнейшей регистрации в установленном порядке.
4.6. Письма с пометкой "лично", поступившие на имя Министра финансов Ульяновской области, вскрываются в присутствии Министра финансов Ульяновской области или уполномоченного им лица, на имя остальных работников Министерства - передаются адресатам невскрытыми.
В случае, если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, оно возвращается для регистрации в АХС.