3.10.1. Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (приложение N 22 к Инструкции).
Акты проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акт может составляться комиссией, создаваемой распоряжением Губернатора Ульяновской области, руководителя исполнительного органа государственной власти Ульяновской области.
Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт составляется на общем бланке Правительства Ульяновской области, исполнительного органа государственной власти Ульяновской области. Обязательными реквизитами акта являются: наименование вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения.
Датой акта является дата его составления. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности
Акт списания материальных ценностей
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), составители акта (председатель и члены комиссии) с указанием должностей, инициалов и фамилий. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты и подпункты. Акты могут содержать приложения.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвующими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
3.10.2. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладные записки составляются в целях информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений.
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю данной организации, она считается внутренней, если направляется в вышестоящую организацию, - внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке (приложение N 23 к Инструкции), внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по типу общего бланка (приложение N 24 к Инструкции).
Внешняя докладная записка должна содержать:
наименование организации;
название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
дату;
регистрационный номер;
место составления;
адресат;
заголовок к тексту (если текст документа имеет более 7 строк);
текст;
подпись руководителя;
Ф.И.О. исполнителя.
Внутренняя докладная записка включает:
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);