4.2.1. Доставка документов в Правительство Ульяновской области, исполнительные органы государственной власти Ульяновской области осуществляется фельдъегерской службой, через почтовое отделение, нарочными, курьерами, гражданами, с использованием факсимильной, телеграфной связи, с использованием электронной почты.
4.2.2. Прием и обработка документов, поступающих в Правительство Ульяновской области, осуществляются работниками управления делопроизводства Правительства Ульяновской области, в исполнительные органы государственной власти Ульяновской области, - службами ДОУ.
4.2.3. Документы, доставленные фельдъегерской службой или через почтовое отделение, передаются работникам управления делопроизводства Правительства Ульяновской области под роспись согласно реестрам.
Документы, передаваемые нарочным, принимаются только во вскрытых конвертах. Работник службы ДОУ может проставлять на копии, предъявляемой заявителем, штамп о поступлении документа в Правительство Ульяновской области, исполнительный орган государственной власти Ульяновской области.
4.2.4. При приеме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта - наличие в нем документов, а также всех названных в документах приложений.
При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе ДОУ, другой - приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают руководитель службы ДОУ и специалист, вскрывший указанный конверт.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
4.2.5. Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
Если на конверте имеются надписи "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 05.10.2008 10.35.
На конвертах с грифом "Конфиденциально" проставляются штамп о поступлении и дата поступления, после чего они передаются в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области.
Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, на таком пакете проставляется штамп "Правительство Ульяновской области", указывается дата поступления, и он передается адресатам.
4.2.6. Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются дежурным в приемной Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области. Указанные документы передаются в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области не позднее 10 часов ближайшего следующего рабочего дня и регистрируются как поступившие в указанный рабочий день.
О документах, требующих срочного исполнения, оперативно докладывается Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области дежурным по Правительству Ульяновской области с последующей их передачей в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области.
4.2.7. Документы от исполнительных органов государственной власти Ульяновской области должны представляться в Правительство Ульяновской области не позднее трех рабочих дней со дня регистрации документов в исполнительном органе государственной власти Ульяновской области.
4.2.8. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 38 к Инструкции.
4.2.9. Поступившие документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководителю или в структурное подразделение.
Документы, адресованные департаментам, управлениям, комитетам, отделам, не входящим в состав структуры Правительства Ульяновской области, не регистрируются и передаются по назначению.
4.2.10. Регистрация документов в Правительстве Ульяновской области производится в управлении делопроизводства Правительства Ульяновской области в модуле "Входящая корреспонденция" СЭД в течение трех дней с момента поступления, за исключением документов, требующих срочного исполнения.
В нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и входящего регистрационного номера.
При регистрации документа в СЭД осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путем сканирования документа), заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.
Перечень входящих документов, подлежащих преобразованию в электронную форму при регистрации, приведен в приложении N 39 к Инструкции.
4.2.11. Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит.
Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.
4.2.12. Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, название вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронная подпись автора (далее - ЭП). К регистрационному номеру документа добавляется индекс "ЭП", например: N 10157-ЭП.