4.6.1. Исходящими документами Правительства Ульяновской области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.
4.6.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм осуществляется управлением делопроизводства Правительства Ульяновской области в модуле "Исходящие письма" СЭД.
4.6.3. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.
Исполнители исходящего документа (структурные подразделения Правительства Ульяновской области) формируют и заполняют проект электронной карточки исходящего документа, присоединяют к карточке электронный образ документа и направляют на регистрацию в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области.
Копии писем, направляемых в адрес федеральных органов государственной власти, подписанные Губернатором Ульяновской области или лицом, исполняющим его обязанности (за исключением ответных), направляются управлением делопроизводства Правительства Ульяновской области в Представительство Ульяновской области при Правительстве Российской Федерации с целью контроля за их реализацией.
Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ должны быть заполнены его номер и дата. Корреспонденция, поступившая в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области для отправки после 16 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется на следующий день.
Специалисты управления делопроизводства Правительства Ульяновской области проверяют правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки и регистрируют документ в СЭД с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на подлиннике и втором экземпляре документа. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями к подготовке и оформлению документов, установленными Инструкцией.
Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.
Исходящим документам присваивается регистрационный номер, например: 73-Г-01/765, где: 73 - постоянное число, Г-01 - индекс структурного подразделения или должностного лица, 765 - порядковый номер в пределах календарного года.
Исходящим телеграммам присваивается регистрационный номер с добавлением буквенного индекса "Т", например: 73-Г-01/300-Т.
Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
4.6.4. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных должностными лицами Правительства Ульяновской области, осуществляются управлением делопроизводства Правительства Ульяновской области.
Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Правительства Ульяновской области, к отправке не принимаются.
При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий.
4.6.5. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами (за исключением законов Ульяновской области, постановлений и распоряжений Правительства Ульяновской области и других документов, направляемых постоянным корреспондентам в соответствии с утвержденными указателями рассылки), со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.
4.6.6. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдъегерской связью, электронной почтой, передаются по факсу.
Заказными письмами и бандеролями отправляются организационно-распорядительные документы Правительства Ульяновской области.
Заказные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
Простой корреспонденцией отправляются документы по домашним адресам (ответы на обращения граждан).
Заказная корреспонденция передается управлением делопроизводства Правительства Ульяновской области на почту по списку (реестру), простая корреспонденция учитывается в журнале отправки.
4.6.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.