4.4.1. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией Губернатора Ульяновской области. Срочные документы передаются исполнителю немедленно.
4.4.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование с заинтересованными лицами, представление на подписание (утверждение) руководителю, подготовку к отправке.
4.4.3. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель (как правило, лицо, указанное в резолюции первым) имеет право созывать остальных исполнителей для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, изложенной в подготовленном проекте документа.
4.4.4. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя структурного подразделения передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии сотруднику, ответственному за организацию делопроизводства. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать по акту документы и дела руководителю структурного подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.
4.4.5. Результатом исполнения документа является, как правило, проект документа, подготовленный исполнителем.
Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами, исполнитель согласовывает с заинтересованными структурными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями.
Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.
4.4.6. После визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области на регистрацию, отправку, подшивку копии в дело.
В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть подшит документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Документ-запрос или просьба передается в дело на хранение вместе с ответным документом.
4.4.7. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет количество экземпляров и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.
4.4.8. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о результатах и дате окончательного исполнения документа в соответствии со схемой расположения реквизитов документа.
4.4.9. Если документ имеет длительный срок исполнения и установлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением документа, о результатах каждого этапа работ.
В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
4.4.10. Содержание проектов служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.