4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов включает:
ознакомление с содержанием документов;
подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;
передачу документов для рассмотрения руководителю.
4.3.2. По входящим документам, требующим исполнения, подготавливаются проекты резолюций на бланке установленной формы (приложение N 7 к Инструкции).
Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.
В состав резолюции входят следующие реквизиты:
исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);
содержание поручения;
срок исполнения поручения;
подпись (руководитель рассматривает документ и подписывает резолюцию);
дата;
регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).
При наличии в резолюции нескольких исполнителей основным считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.
Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируется порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.
4.3.3. Руководители при рассмотрении документов:
определяют исполнителя и дают указание в резолюции по исполнению документов;
подписывают исполненные письма или, при наличии замечаний, возвращают проект письма исполнителю для доработки;
в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области, оформляют отметку о списании документа в дело.
4.3.4. Документы должны рассматриваться в день их поступления.
При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.
4.3.5. Руководители структурных подразделений Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.