3.9.1. Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики.
Служебные письма (далее - письма) оформляются на бланках писем (приложения N 3.5, 3.13 к Инструкции).
Письма, направляемые главам иностранных государств, главам правительств иностранных государств, руководителям органов государственной власти иностранных государств, послам иностранных государств, руководителям посольств иностранных государств, высшим должностным лицам субъектов иностранных федеративных государств и административно-территориальных образований иностранных государств, руководителям международных организаций и учреждений, руководителям международных коммерческих компаний, подписываются Губернатором Ульяновской области или должностным лицом, исполняющим его обязанности.
Письма по рабочим вопросам (уточнение сроков визита, согласование программ пребывания) подписываются первыми заместителями Председателя Правительства Ульяновской области, заместителями Председателя Правительства Ульяновской области, министрами, заместителями министров.
Письма печатаются на русском языке. После подписания письма Губернатором Ульяновской области или заместителем Председателя Правительства Ульяновской области при необходимости составляется неофициальный перевод текста письма на язык страны-адресата или на английский язык. Делается это в том случае, если имеется намерение довести до адресата как можно быстрее содержание документа. Перевод текста организует областное государственное учреждение "Управление делами Ульяновской области" (далее - ОГУ "Управление делами Ульяновской области").
Письма печатаются в двух экземплярах: первый экземпляр - подлинник письма, оформляется на бланке установленной формы, второй экземпляр - копия письма, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.
3.9.2. Образец неофициального перевода текста письма представлен в приложении N 21 к Инструкции.
Письмо печатается на стандартном листе бумаги формата А4 с полями:
правое - 2,54 мм;
левое - 2,54 мм;
верхнее - 2,54 мм;
нижнее - 2,54 мм.
На тексте неофициального перевода в правом верхнем углу обязательно указывается: Unofficial translation.
В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается наименование организации.
Под наименованием организации или ниже справа указываются почтовый адрес, номера телефонов и факсов организации.
Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.
Реквизит "Адресат" пишется двумя строками ниже реквизитов организации-отправителя и в обязательном порядке включает в себя построчно:
имя и фамилию получателя;
должность;
наименование организации;
при необходимости далее указываются:
номер дома, улица;
город, почтовый округ (индекс);
страна.
Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке указания конкретного лица, например:
Attention: Mr.J.Moore, проставляемой после адреса.
При написании адреса используется "открытая пунктуация" (без запятых и точек).
Дата проставляется от границы правого поля документа через 3 межстрочных интервала от адреса и оформляется словесно-цифровым способом, например: