3.8.1. Служебные письма (далее - письма) Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора Ульяновской области, структурных подразделений Правительства Ульяновской области;
как сопроводительные письма к документам;
как инициативные письма.
3.8.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
3.8.3. Письма за подписью Губернатора Ульяновской области готовятся на бланке письма Губернатора Ульяновской области, за подписью Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области - на бланке письма Правительства Ульяновской области и направляются во все адреса на территории Российской Федерации, а также в адрес зарубежных адресатов.
Письма за подписью первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области печатаются на бланке письма Правительства Ульяновской области или на бланке должностного лица.
Письма за подписью Руководителя аппарата Правительства Ульяновской области оформляются на бланке письма Руководителя аппарата Правительства Ульяновской области.
Письма за подписью Секретаря Совета безопасности при Губернаторе Ульяновской области печатаются на бланке письма Секретаря Совета безопасности при Губернаторе Ульяновской области.
Письма за подписью руководителей структурных подразделений оформляются на бланке письма Правительства Ульяновской области.
Письма руководителей исполнительных органов государственной власти Ульяновской области оформляются на бланках писем соответствующих исполнительных органов государственной власти Ульяновской области.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.8.4. Реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания - печать.
3.8.5. Проект письма оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр, оформленный на бланке, направляется адресату, второй - остается в управлении делопроизводства Правительства Ульяновской области. При необходимости копия зарегистрированного письма передается исполнителю.
Второй экземпляр письма, представляемого на подпись руководителю, должен быть предварительно завизирован исполнителем (составителем письма), для писем за подписью Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области в адрес федеральных органов государственной власти - заместителем Председателя Правительства Ульяновской области, курирующим данное направление, и корректором. Визы проставляются в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа второго экземпляра письма, остающегося в деле Правительства Ульяновской области, исполнительного органа государственной власти Ульяновской области.
3.8.6. Заголовок к тексту в краткой форме отражает суть письма, например:
О содействии в увеличении государственного заказа
Об оказании финансовой помощи
Если текст письма до семи строк, то заголовок к тексту не составляется.
Заголовок печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28-30 печатных знаков. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки.
3.8.7. Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указываются номер и дата письма, на которое направляется ответ.
3.8.8. Если письмо адресовано более чем в 4 адреса, то исполнителем составляется лист рассылки (приложение N 19 к Инструкции).
При направлении писем в федеральные органы государственной власти и подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите "Адресат" не указывается.
3.8.9. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме.