4.8.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.
Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Правительства Ульяновской области (41-41-69), установлен в управлении делопроизводства Правительства Ульяновской области.
Средства факсимильной связи установлены в приемных руководителей, структурных подразделениях Правительства Ульяновской области.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в приемных руководителей, структурных подразделениях Правительства Ульяновской области, осуществляется их руководителями.
Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.
4.8.2. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.
Отправляемый факсом документ печатается на качественной бумаге формата А4. Не допускается деформация бумажного носителя отправляемого документа, использование тонкой, серой бумаги.
4.8.3. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" и секретных документов.
4.8.4. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа.
Для передачи факсограмм нескольким организациям составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.
После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью по мере необходимости.
Факсограммы, адресованные Губернатору Ульяновской области, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, регистрируются в управлении делопроизводства Правительства Ульяновской области. Поступившим подлинникам писем, ранее переданных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой "Подлинник письма, переданного по факсу".
4.8.5. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Входящие факсограммы, адресованные Губернатору Ульяновской области, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области на иностранных языках, направляются в ОГУ "Управление делами Ульяновской области" для организации перевода, а затем регистрируются в управлении делопроизводства Правительства Ульяновской области и передаются адресату.
4.8.6. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения.
Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм управления делопроизводства Правительства Ульяновской области. Факсограммы, поступившие до 18 часов, передаются адресату в тот же день, после 18 часов - на следующий рабочий день, срочные - немедленно.
4.8.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.