Правильная организация работы с документами в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела.
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области, исполнительных органах государственной власти Ульяновской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами организации (уставом или положением об организации), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием (структурой) организации, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание.
9.1.3. В Правительстве Ульяновской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 47 к Инструкции) и сводная номенклатура дел Правительства Ульяновской области (приложение N 48 к Инструкции).
В исполнительных органах государственной власти Ульяновской области составляются собственные номенклатуры дел.
Номенклатура дел структурного подразделения Правительства Ульяновской области на следующий календарный год разрабатывается до 01 ноября текущего года лицом (отделом), ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области.
Вновь образованное структурное подразделение Правительства Ульяновской области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области.
Вновь образованный исполнительный орган государственной власти Ульяновской области обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области на согласование.
9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство, с привлечением специалистов подразделения.
Номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения Правительства Ульяновской области и представляется в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области для составления сводной номенклатуры дел Правительства Ульяновской области (далее - сводная номенклатура дел).
Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области возлагается на их руководителей.
9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется специалистами управления делопроизводства Правительства Ульяновской области на основе номенклатур дел структурных подразделений Правительства Ульяновской области.
Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
9.1.6. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке, подписывается начальником управления делопроизводства Правительства Ульяновской области, исполнителем, согласовывается с экспертной комиссией Правительства Ульяновской области (далее - ЭК), представляется ЭПК Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области на согласование и утверждается Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области.
9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается на 5 лет. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
В случае изменения функций и структуры Правительства Ульяновской области составляется новая сводная номенклатура дел.
9.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый экземпляр, утвержденный Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области, является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел управления делопроизводства Правительства Ульяновской области, второй экземпляр применяется в архиве Правительства Ульяновской области, третий - в областном государственном учреждении "Областной архив Ульяновской области", четвертый - в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений, для использования в работе.
Рабочие экземпляры сводной номенклатуры дел могут вестись в электронном виде.
9.1.10. В сводной номенклатуре дел разделы расположены в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием Правительства Ульяновской области. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Правительства Ульяновской области.
9.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.
9.1.12. Сводная номенклатура дел составляется по установленной форме. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в сводную номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Ульяновской области цифрового обозначения структурного подразделения, утвержденного Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 05-03, где:
05 - обозначение структурного подразделения;
03 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.
В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.