1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536, ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учетом особенностей документооборота в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.
1.2. Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами независимо от вида носителя в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области, определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения документов несекретного характера во всех структурных подразделениях.
1.3. Делопроизводство в Правительстве Ульяновской области ведется с использованием системы электронного документооборота "CompanyMedia" (далее - СЭД).
Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в Правительстве Ульяновской области, исполнительных органах государственной власти Ульяновской области, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.4. Правила и порядок работы с секретными документами, документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, обращениями, заявлениями и жалобами граждан регламентируются специальными инструкциями и нормативными правовыми актами.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области осуществляет управление делопроизводства Правительства Ульяновской области, в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области - службы документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) и ответственные лица, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области, исполнительных органах государственной власти Ульяновской области возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области назначают ответственного за делопроизводство.
Список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области и их функции утверждаются распоряжением Правительства Ульяновской области.
1.7. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями структурных подразделений Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области.
1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без согласования с Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области, руководителем исполнительного органа государственной власти Ульяновской области.
1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке уполномоченным структурным подразделением, в отдельных случаях - по согласованию с Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области, руководителем исполнительного органа государственной власти Ульяновской области.
1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники структурных подразделений Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение N 1 к Инструкции) ответственному за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя структурного подразделения.
1.12. При увольнении или переходе в другое структурное подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту приема-передачи, копия которого направляется в службу ДОУ.
1.13. Об утрате документов сотрудники немедленно сообщают руководителю структурного подразделения и в службу ДОУ. На основании решения Руководителя аппарата Правительства Ульяновской области, руководителя исполнительного органа государственной власти Ульяновской области в установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учетом предложений службы ДОУ докладывает Руководителю аппарата Правительства Ульяновской области, руководителю исполнительного органа государственной власти Ульяновской области результаты служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.
На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение N 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
1.14. Сотрудники структурных подразделений Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.
1.15. Служба ДОУ вправе в соответствии с Инструкцией разрабатывать индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствующем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области.