Недействующий

Об утверждении Административного регламента Правительства Ульяновской области исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации (с изменениями на 6 июля 2010 года)

5. Регистрация и аннотирование поступающей
корреспонденции


5.1. После первичной обработки все поступившие обращения граждан и ответы на письма подлежат регистрации и обработке в электронной информационно-поисковой системе БД.

5.2. На участке регистрации обращений проводятся следующие процедуры:

проставляются регистрационные штампы;

присваивается соответствующий номер с указанием даты поступления обращения;

при вводе в электронную учетную карточку вносятся личные данные о заявителе;

составляется аннотация содержания обращения;

проводится проверка на многократность обращения;

коллективные обращения отмечаются индексом "колл";

в случае запроса вышестоящими инстанциями результатов рассмотрения обращения ставится отметка "особого контроля".

Уполномоченные специалисты Управления формируют в БД электронную регистрационную карточку обращения. Система позволяет присоединить к карточке обращения гражданина сканированный электронный образ документа.

5.3. Обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в общем порядке, установленном настоящим Административным регламентом, с уведомлением заявителя о регистрации обращения.

5.4. Регистрация обращений, поступивших по факсимильной связи на специально выделенные номера телефакса, осуществляется в соответствии с общими требованиями регистрации.

5.5. При постановке исполнения обращения на контроль специалистами Управления готовится проект резолюции, указывается конечный срок исполнения поручения, исполнитель.

5.6. Началом срока рассмотрения поступивших обращений считается день их регистрации в Управлении.

5.7. После рассмотрения должностным лицом Правительства Ульяновской области поступивших по обращениям документов при наличии изменений сотрудники Управления вносят их в БД и направляют исполнителям или списывают в дело.

5.8. Исполнители принимают поступившие на исполнение поручения, выполняют их, делают отметку об исполнении в электронной карточке резолюции и направляют в Управление.

5.9. На участке обработки ответов с результатами рассмотрения обращений, поступивших с доклада от должностного лица, для постановки на повторный контроль (дополнительные 30 дней) и отправки исполнителю или списания в архив ("в дело") в целях обеспечения своевременной доставки исполнителю и сохранности целостности документов сотрудники Управления:

вносят необходимые изменения в БД, если таковые имеются;

копируют обращения для отправки;

сортируют обращения по направлениям (исполнителям);

представляют в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области для отправки обращений исполнителям.

5.10. После выполнения поручения по контрольной резолюции специалисты Управления проверяют документы, поступившие от исполнителя по итогам рассмотрения обращения, на полноту комплекта и делают отметку об исполнении в электронной карточке поручения. Отметка "в дело" о списании документа ставится только при условии утверждения всех поручений по документу.

5.11. Для изменения срока контроля документа специалисты Управления снимают с контроля поручение и формируют новую контрольную резолюцию с указанием нового срока контроля.

Для смены исполнителя данное ранее поручение снимается с контроля и формируется новая контрольная резолюция.

5.12. Время, отведенное на чтение, регистрацию и аннотирование обращения, зависит от объема текста обращения и составляет в среднем 20 - 30 минут. Время на проверку полноты комплекта и регистрацию результата рассмотрения обращения составляет 15 - 20 минут.