4.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является обращение гражданина к Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области, другим членам Правительства Ульяновской области или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов власти для рассмотрения согласно компетенции.
Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, фельдъегерской связью, поступить по почте, факсу, электронной почте, телеграфу на имя Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области или других членов Правительства Ульяновской области.
4.2. Все поступающие в Правительство Ульяновской области письменные обращения граждан, в том числе телеграммы и документы, связанные с их рассмотрением, сортируются управлением делопроизводства Правительства Ульяновской области и передаются в Управление должностному лицу, ответственному за регистрацию обращений.
4.3. Первичная обработка письменных обращений граждан производится в отделе по работе с письменными обращениями Управления. Письма регистрируются в БД не позднее чем в 3-дневный срок с момента их поступления.
По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты и времени приема обращения, количества принятых листов, подписью должностного лица, принявшего обращение, и сообщается телефон для справок. На копиях или вторых экземплярах принятых обращений делается отметка о приеме обращения.
4.4. В отделе письменных обращений на участке учета и первичной обработки почты:
проверяется правильность адресации корреспонденции;
проводится сортировка обращений и ответов исполнителей;
вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов; документы, поступившие с обращением (паспорт, военный билет, трудовая книжка и др.), являются приложением к обращению. В случае отсутствия самого текста письменного обращения об этом указывается в аннотации;
составляются акты в случаях присутствия в конвертах денежных знаков и ценных бумаг (облигаций, акций и т.д.), подарков или отсутствия названных в письме документов.
4.5. Письмо нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, странный запах, цвет, заклеенное липкой лентой, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и прочее), передается невскрытым в правоохранительные органы.
4.6. Электронные обращения, поступившие на официальный сайт Губернатора и Правительства Ульяновской области по сети Интернет, принимаются ответственным лицом Управления.
4.7. Письма с пометкой "лично", поступившие на имя Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области, вскрываются в Управлении начальником Управления и представляются на доклад Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области; на имя членов Правительства Ульяновской области - вскрываются в соответствующих секретариатах; на имя работников аппарата Правительства Ульяновской области - передаются адресатам невскрытыми.
В случае, если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, оно возвращается для регистрации в Управление.