ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 июня 1995 г. N 77
ОБ АРХИВНОМ ФОНДЕ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И АРХИВАХ,
АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Во исполнение Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России" и в целях совершенствования управления архивным делом в области постановляю:
1. Утвердить прилагаемые положения об архивном фонде и архивном отделе администрации Ульяновской области.
2. Пункт 2 Постановления главы администрации области от 09.04.92 N 261 "О системе управления архивным делом в области" считать утратившим силу.
3. Установить административную ответственность должностных лиц и граждан за следующие правонарушения в архивном деле:
за утрату документов государственной части архивного фонда Ульяновской области на должностное лицо налагается штраф в размере от пяти- до десятикратного минимального размера оплаты труда, на граждан - от одно- до пятикратного минимального размера оплаты труда;
за несоблюдение сроков упорядочения и передачи документов государственной части архивного фонда Ульяновской области на государственное хранение на должностное лицо налагается штраф от одно- до пятикратного минимального размера оплаты труда.
Акт о вышеперечисленных нарушениях составляется и подписывается сотрудниками органов и учреждений, подведомственных архивному отделу администрации области, членами комиссий содействия архивному делу районных и городских администраций и направляется для рассмотрения в 15-дневный срок в административные комиссии при городских и районных администрациях по месту совершения правонарушения.
Сумма взысканного штрафа направляется в городские и районные бюджеты.
4. Настоящее постановление вступает в силу с момента подписания.
Глава администрации области
Ю.Ф.ГОРЯЧЕВ
Утверждено
Постановлением главы
администрации области
от 02.06.95 N 77
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел администрации Ульяновской области в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах образуется администрацией области в целях руководства архивным делом в области и входит вместе с подведомственными органами и учреждениями в систему Государственной архивной службы России.
1.2. В систему архивного отдела входят следующие подведомственные ему органы и учреждения:
архивные отделы администраций городов и районов области с подведомственными им муниципальными архивами с постоянными сроками хранения документов;
государственные архивы:
Государственный архив Ульяновской области (ГАУО);
центр документации новейшей истории Ульяновской области (ЦДНИ УО).
При архивном отделе функционирует отдел комплектования и экспертизы ценности документов за счет внебюджетных средств.
1.3. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, иными решениями Федерального Собрания Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Главы администрации Ульяновской области, приказами, указаниями Государственной архивной службы России, Положением об архивном фонде Ульяновской области и архивах и настоящим Положением.
1.4. Архивный отдел организует выполнение возложенных на него задач непосредственно и (или) через подведомственные ему архивные органы и учреждения и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в области.
1.5. Архивный отдел сотрудничает с местным отделением Российского общества историков - архивистов, профессиональными союзами и другими общественными объединениями.
2. Основные задачи
Основными задачами архивного отдела являются:
2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности, учета и использования документов архивного фонда Ульяновской области.
2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области, управление подведомственными органами и учреждениями, обеспечение их функционирования.
2.3. Координация деятельности органов государственной власти и прокуратуры, государственных учреждений, организаций и предприятий области в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно - методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления.
2.4. Введение государственного учета документов архивного фонда Ульяновской области, осуществление контроля за сохранностью и использованием документов.
2.5. Контроль за соблюдением Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, иных законодательных и правовых актов Российской Федерации и Положения об архивном фонде Ульяновской области и архивах.
3. Функции
Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Организует комплектование, определяет состав документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в состав архивного фонда Ульяновской области.
3.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов архивного фонда Ульяновской области, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках и представляет в установленном порядке сведения по учету в Государственную архивную службу России.
3.3. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений; совместно с другими органами государственной власти и учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.
3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных органов и учреждений.
3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение законодательных (представительных) и исполнительных органов власти области проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивного дела в области.
3.6. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных органов и учреждений области.
3.7. В соответствии с законодательными и иными правовыми актами области решает вопросы о передаче в пределах области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы; вносит предложения о передаче документов из государственных архивов области в государственные архивы других областей.
3.8. В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу архивного фонда Ульяновской области.
3.9. Организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов архивного фонда Ульяновской области.
3.10. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе ЗНМС архивных учреждений Поволжья, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.
3.11. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
3.12. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных и муниципальных архивах области.
3.13. Проверяет выполнение государственными учреждениями, организациями, предприятиями, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, Положения об архивном фонде Ульяновской области и архивах, иных законодательных и правовых актов Ульяновской области в области архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве.
3.14. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
3.15. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
3.16. Реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части архивного фонда Ульяновской области.
3.17. Ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собирание старинных документальных памятников на территории области, выдаваемых Государственной архивной службой России, и осуществляет контроль за их собиранием.
3.18. Выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешения на временный вывоз документов государственной части архивного фонда Ульяновской области за ее пределы.
3.19. Организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов области, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.
3.20. Контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами, в том числе порядка заключения лицензионных договоров на их коммерческое использование.
3.21. Контролирует деятельность архивных учреждений и органов по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных работ и услуг.
3.22. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета области о расходах на содержание архивного отдела и непосредственно подчиненных ему государственных архивов, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период, осуществляет контроль за расходованием материальных и денежных средств.
3.23. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств - участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран.
3.24. Организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Росархивом профильных архивных документов, находящихся за рубежом.
3.25. Организует внедрение в практику работы подведомственных органов и учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны архивных документов; принимает меры по материально - техническому обеспечению непосредственно подчиненных государственных архивов, организации строительства архивных зданий.
3.26. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных, муниципальных и ведомственных архивов области, России, организует научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; разрабатывает вопросы научной организации труда в экономике архивного дела.
3.27. Организует повышение квалификации работников подведомственных органов и учреждений, работников ведомственных архивов и делопроизводства.
3.28. Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников подведомственных архивных учреждений, их социальной защиты.
3.29. Организует своевременно рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в подведомственных архивных учреждениях.
3.30. Осуществляет по поручению администрации области другие функции в пределах представленных ему полномочий.
4. Права
Архивному отделу предоставляется право:
4.1. Получать от государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных учреждений, организаций, предприятий необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.2. Проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных учреждений, организаций, предприятий, с которыми имеются соответствующие договорные отношения; заслушивать представителей органов государственной власти учреждений, организаций и предприятий по указанным вопросам.
4.3. Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
Должностные лица органов и учреждений системы архивного отдела для исполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности.
4.4. Делегировать свои полномочия подведомственным архивным органам и учреждениям:
4.4.1. В части осуществления организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.
4.4.2. В части осуществления контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положения об архивном фонде Ульяновской области и архивах, иных правовых актов в области архивного дела.
4.5. Ставить вопрос перед административными органами о привлечении руководителей государственных учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности, граждан к уголовной, административной и иной установленной законодательными и другими правовыми актами Российской Федерации ответственности за правонарушения в архивном деле. До принятия федеральных нормативных актов руководствоваться Положением об архивном фонде Ульяновской области и архивах.
4.6. Создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством.
4.7. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями.
4.8. Объявлять конкурсы на выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов.
4.9. В установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом, в том числе недвижимым.
5. Организация работы
5.1. Архивный отдел осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности, в условиях гласности, в контакте с общественностью, трудовыми коллективами государственных архивов.
5.2. Архивный отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности Постановлением главы администрации области.
Начальник несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач, распределяет обязанности между заместителем и другими работниками архивного отдела.
5.3. Начальник архивного отдела:
5.3.1. Издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными органами и учреждениями, организует и проверяет их исполнение.
5.3.2. В необходимых случаях издает совместно с руководителями других органов власти приказы и инструкции.
5.3.3. Определяет структуру и утверждает в пределах установленных численности работников и фонда оплаты труда штатное расписание аппарата архивного отдела, а также смету расходов на его содержание, в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований.
5.3.4. Назначает и освобождает от должности работников аппарата архивного отдела и руководящих работников непосредственно подчиненных архивных учреждений в соответствии с установленной номенклатурой.
5.3.5. Утверждает Положения о структурных подразделениях аппарата архивного отдела, о непосредственно подчиненных ему архивных учреждениях, а также Положение и состав научного совета.
5.4. В архивном отделе образуется коллегия в составе начальника (председатель коллегии), его заместителя - по должности и членов коллегии.
Состав коллегии утверждается администрацией области.
Коллегия архивного отдела является совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, деятельности подведомственных архивных организаций и учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций; заслуживает доклады руководителей подведомственных архивных органов и учреждений, представителей учреждений, организаций и предприятий по вопросам архивного дела и делопроизводства.
