Органы исполнительной власти Ульяновской области постоянно проводят работу по обеспечению потребности области в выполнении работ, закупок товаров и оказании услуг. Процесс формирования областного заказа имеет устойчивый динамический рост, который сопровождается ростом информационных потоков между государственными заказчиками и поставщиками. Традиционные методы взаимодействия участников выполнения областного заказа вызывают большое число сбоев, ошибок, потери информации, что сказывается на качестве и сроках выполнения областного заказа. Платформы ИКТ принципиально меняют рынки и проявляются формы новой экономики - электронное ведение бизнеса.
Внедрение системы обеспечения государственных закупок в виде законченного программно-технического комплекса позволит снизить различные издержки, связанные с осуществлением процессов закупки продукции для областных нужд.
Использование централизованного хранилища данных и возможностей удаленной работы пользователей с ним существенно упростит обмен информацией между участниками торгов и тем самым снизит транзакционные издержки стадии подготовки торгов, в т.ч. связанные с поиском контрагентов и информации о продукции и ценах, координацией взаимодействия участников и т.п.
Автоматизация большинства процессов системы и осуществление всего цикла сделки в электронном виде должны привести к повышению прозрачности закупок, в результате чего снижается возможность хищений и усиливаются возможности контроля. Тем самым должно быть обеспечено снижение транзакционных издержек оппортунистического поведения участников системы.
Снижение издержек заключения контракта обеспечивают возможности системы по автоматизированному сбору и обработке заявок от учреждений и потенциальных поставщиков товаров и услуг, электронный документооборот, мониторинг цен и возможности осуществления финансовых транзакций через систему.
Для органов государственной власти экономический эффект внедрения системы должен выразиться в экономии бюджетных средств за счет большего числа участников торгов, усиления конкуренции и более объективного выбора потенциальных поставщиков, предлагающих лучшие условия.
Наряду с вышеперечисленными статьями затрат внедрение системы электронной торговли позволит снизить комиссии посредников, логистические затраты, расходы на финансовое обеспечение, затраты на проведение переговоров.
За счет внедрения автоматизированной системы предполагается также получить ряд выгод, связанных с улучшением аналитической поддержки процессов принятия решений о проведении закупок, а также планирования закупок и управления контрактами, преодолев технологическими средствами ряд организационных ограничений существующей системы областных закупок.
В частности, действующее законодательство не предусматривает отчетности государственных заказчиков об объемах закупаемой продукции, а только о цене контракта. Такое положение затрудняет оценку реального положения на рынке конкретного товара. Система государственного статистического наблюдения не ведет учета количества лотов, выставленных на конкурс, что делает невозможным корректное определение уровня конкуренции за государственный контракт. Государственные заказчики не используют единых классификаторов продукции при проведении закупок. Отменена отчетность по ценовым параметрам закупаемой для государственных нужд наиболее важной продукции, что не позволяет определить частоту закупки определенной продукции государственными заказчиками и найти решения по консолидации закупки однородной продукции.
Внедрение системы должно создать предпосылки для устранения указанных недостатков.
Анализ заявок областных структур и поставщиков, объема спроса и предложения, номенклатуры продукции и видов услуг должен обеспечивать возможности для проведения маркетинговых исследований, формирования объективной картины конъюнктуры рынка, упрощения выбора поставщиков, оценки и прогноза на ближайший плановый период величины государственных нужд. Такого рода мониторинг, в свою очередь, позволит снизить бремя государственных расходов на сбор, обработку и анализ данных традиционных торгов, также способствуя оптимизации процесса снабжения.
В ходе реализации данной программы требуется создать открытую торговую среду, в которой на рыночных принципах максимальное количество заинтересованных поставщиков смогут предоставлять свои предложения. При этом должны быть снижены расходы на все статьи традиционных расходов (поиск поставщиков, организация конкурсных торгов, осуществление покупки и оформление сделки).